Warpe - Kleine Unternehmen stehen vor einer doppelten Herausforderung: Der Digitaldruck wächst, doch oft fehlen Fachkräfte, Zeit und Budget.

Nicht jede Firma braucht gleich eine eigene IT-Abteilung, aber jede braucht einen klaren Fahrplan, der die Digitalisierung vorantreibt. Dieser Beitrag verrät, wie auch kleine Betriebe ohne Tech-Know-how Schritt für Schritt digitaler werden können – mit konkreten Tools, klaren Prioritäten und einem machbaren Plan.

Warum ein eigenes IT-Team oft nicht praktikabel ist

Für zahlreiche Betriebe ist die Idee, eine eigene IT-Abteilung aufzubauen, unrealistisch. Die Personalkosten liegen hoch und meist genügt eine einzelne Fachkraft nicht, denn fällt diese durch Krankheit oder Urlaub aus, gerät der gesamte Betrieb ins Stocken. Zudem besteht die Gefahr, dass das Unternehmen in eine Abhängigkeit von einer einzelnen Person gerät. Dieses Risiko, oft als „Single Point of Failure“ bezeichnet, lässt sich nur vermeiden, wenn mindestens zwei Mitarbeitende fest angestellt werden. Aber allein dadurch summieren sich die Ausgaben schnell auf mehrere tausend Euro im Monat. Hinzu kommen laufende Kosten für Fortbildungen und Lizenzen.

Und selbst wenn ein kleiner Betrieb zwei feste IT-Mitarbeitende beschäftigen würde, könnten diese kaum eine tragfähige IT-Strategie für die nächsten Jahre entwickeln. Gänzlich auf ein IT-Team zu verzichten, ist allerdings auch keine Option. Sinnvoller ist es daher, mit einem Anbieter zusammenzuarbeiten, der eine erprobte und sofort umsetzbare Strategie mitbringt.

Die Lösung: ein klarer Fahrplan und verlässliche Partner

Vor diesem Hintergrund liegt die Stärke nicht in einer möglichst großen internen IT-Struktur, sondern in einem gut abgestimmten Vorgehen. Ein klarer Fahrplan hilft dabei, Prioritäten zu setzen und die Digitalisierung Schritt für Schritt voranzutreiben. Externe Partner können hier wertvolle Unterstützung leisten: Sie bringen Fachwissen ein, das in kleinen Betrieben kaum intern aufgebaut werden kann, und sie sichern Kontinuität, selbst wenn Anforderungen sich rasch ändern. Während interne IT-Beschäftigte in erster Linie mit den Systemen des eigenen Unternehmens arbeiten, sammeln externe Fachkräfte durch die Vielzahl an Projekten deutlich breitere Erfahrungen. Dadurch erkennen sie Probleme früher und können Lösungen oft schneller umsetzen.

Ein zusätzlicher Vorteil: Anbieter, die auf kleine und mittelständische Firmen spezialisiert sind, bringen meist einen erprobten Standardbaukasten an IT-Strategien mit. Diese lassen sich in weiten Teilen direkt übernehmen und nur dort anpassen, wo es notwendig ist. So entfällt eine langwierige Planungsphase, und die Umsetzung kann bereits in der Onboarding-Phase starten.

In der Praxis bedeutet das, zunächst dort anzusetzen, wo die größten Herausforderungen liegen – sei es bei veralteter Hardware, dem Fehlen von Cloud-Lösungen oder bestehenden Sicherheitslücken. Von diesem Ausgangspunkt aus lässt sich eine belastbare IT-Strategie entwickeln, die den Betrieb entlastet und gleichzeitig die Grundlage für künftige Projekte schafft.

Was Unternehmen konkret tun können

Digitalisierung muss nicht mit umfassenden Großprojekten beginnen. Schon einzelne Maßnahmen können den Alltag erheblich erleichtern und gleichzeitig Kosten senken:

Nächste Schritte in der Praxis

Im Fokus steht die Organisation: Eine interne Ansprechperson bündelt Anforderungen und priorisiert gemeinsam mit einem externen Partner alle zwei Wochen das nächste Arbeitspaket. Für jedes Paket gelten klare Abnahmekriterien, Verantwortlichkeiten und eine feste Frist – erst dann startet die Umsetzung. Ein kurzes Änderungsprotokoll dokumentiert Zugriffe, Anpassungen und Backup-Checks; dadurch lassen sich auch Vorgaben wie NIS2 adressieren, ohne zusätzlichen Ballast zu erzeugen. Ein schlankes Kennzahlen-Set – etwa Durchlaufzeiten von Tickets, Anteil der Konten mit starker Anmeldung und erfolgreiche Wiederherstellungstests – macht Fortschritte sichtbar. So entsteht ein verlässlicher Takt, der Ausfälle begrenzt und die Digitalisierung planbar hält, auch ohne eigenes IT-Team.

Fazit

Digitalisierung ohne eigenes IT-Team ist kein Widerspruch – im Gegenteil: Für viele kleinere Unternehmen ist sie die einzige realistische Option. Entscheidend sind ein klarer Plan, das Setzen von Prioritäten und die Bereitschaft, externe Expertise gezielt einzubinden. Wer diesen Weg geht, schafft nicht nur kurzfristige Entlastung, sondern legt auch ein stabiles Fundament für zukünftige Entwicklungen.

Über Jörn Runge:

Jörn Runge und Torben Runge sind IT-Experten und die Geschäftsführer der TORUTEC GmbH. Mit TORUTEC setzen sie neue Standards in der Branche. Sie fungieren als externe IT-Abteilung und unterstützen Unternehmen dabei, ihre IT-Prozesse schlanker zu gestalten und langfristige Stabilität in ihre Systeme zu bringen. Das 25-köpfige Expertenteam bietet ein Gesamtpaket an, das von verlässlichen IT-Strukturen über Datensicherheit bis zu Automatisierungen reicht. Mehr Informationen unter: https://torutec.com/

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Ruben Schäfer
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