Bastei Lübbe AG / Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung
Bastei Lübbe AG: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 17.09.2025 in Köln mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG
08.08.2025 / 15:00 CET/CEST
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Tagesordnung | 1. | Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des Lageberichts der Bastei Lübbe AG zum 31. März 2025, des vom Aufsichtsrat gebilligten Konzernabschlusses und des Konzernlageberichts zum 31. März 2025, des Berichts des Aufsichtsrats sowie des erläuternden Berichts des Vorstands zu den Angaben nach §§ 289a, 315a HGB Die vorstehend bezeichneten Dokumente sind ab dem Tag der Einberufung dieser Hauptversammlung im Internet unter https://bastei-luebbe.de/de/unternehmen/investor-relations/hauptversammlung zugänglich und werden während der Hauptversammlung zur Einsichtnahme ausliegen und näher erläutert werden. Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und Konzernabschluss gemäß §§ 171, 172 AktG gebilligt. Der Jahresabschluss ist damit festgestellt. Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen erfolgt somit zu Tagesordnungspunkt 1 keine Beschlussfassung durch die Hauptversammlung. | | 2. | Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns für das Geschäftsjahr 2024/2025 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn für das Geschäftsjahr 2024/2025 in Höhe von Euro 28.932.946,92 wie folgt zu verwenden: | a) | Ausschüttung einer regulären Dividende von Euro 0,36 je dividendenberechtigter Aktie und somit bei einer Stückzahl von 13.200.100 dividendenberechtigten Stückaktien Ausschüttung einer Dividende von insgesamt Euro 4.752.036,00. | | b) | Vortrag des verbleibenden Betrags in Höhe von Euro 24.180.910,92 auf neue Rechnung. |
Zum Zeitpunkt der Einberufung hält die Gesellschaft 99.900 eigene Aktien, die nach § 71b AktG nicht dividendenberechtigt sind. Sollte sich der Bestand an eigenen Aktien bis zum Zeitpunkt der Hauptversammlung ändern, wird der Hauptversammlung bei unveränderter Ausschüttung der Dividende von Euro 0,36 je dividendenberechtigter Stückaktie ein entsprechend angepasster Gewinnverwendungsvorschlag unterbreitet werden. Nach § 58 Abs. 4 Satz 2 AktG ist der Anspruch auf Auszahlung der Dividende am dritten auf den Hauptversammlungsbeschluss folgenden Geschäftstag fällig. Die Auszahlung der Dividende ist somit für den 22. September 2025 vorgesehen. | | 3. | Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2024/2025 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2024/2025 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr 2024/2025 Entlastung zu erteilen. | | 4. | Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2024/2025 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2024/2025 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2024/2025 Entlastung zu erteilen. | | 5. | Beschlussfassung über die Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2025/2026 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Ebner Stolz GmbH & Co. KG, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Köln, zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2025/2026 zu wählen. Der Aufsichtsrat hat in seiner Empfehlung erklärt, dass diese frei von ungebührlicher Einflussnahme durch Dritte ist und ihm keine die Auswahlmöglichkeiten beschränkende Klausel im Sinne von Art. 16 Abs. 6 der EU-Abschlussprüferverordnung auferlegt wurde. | | 6. | Beschlussfassung über die Billigung des Vergütungsberichts für das Geschäftsjahr 2024/2025 § 120a Abs. 4 Satz 1 AktG sieht vor, dass die Hauptversammlung einer börsennotierten Gesellschaft über die Billigung des gemäß § 162 AktG erstellten und geprüften Vergütungsberichts für das vorausgegangene Geschäftsjahr beschließt. Der Vergütungsbericht wurde durch den Abschlussprüfer der Bastei Lübbe AG geprüft und mit einem Prüfungsvermerk versehen. Der Vergütungsbericht mit dem Prüfungsvermerk des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2024/2025 ist über die Internetadresse https://bastei-luebbe.de/de/unternehmen/investor-relations/hauptversammlung zugänglich und kann auch während der Hauptversammlung eingesehen und heruntergeladen werden. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2024/2025 zu billigen. | | 7. | Beschlussfassung über die Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats und die Änderung von § 20 Absatz 1 Satz 1 der Satzung Bei börsennotierten Gesellschaften ist gemäß § 113 Abs. 3 AktG mindestens alle vier Jahre über die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder Beschluss zu fassen. Das Vergütungssystem für die Mitglieder des Aufsichtsrats der Gesellschaft wurde zuletzt in der Hauptversammlung am 15. September 2021 bestätigt. Die Vergütung des Aufsichtsrats ist in § 20 der Satzung geregelt. Nach dem Ergebnis der Überprüfung des Vergütungssystems durch den Aufsichtsrat soll der Hauptversammlung eine Anpassung der Höhe der Vergütung für den Aufsichtsratsvorsitzenden auf EUR 140.000,00 (bisher EUR 100.000,00) mit Wirkung ab Beginn des Geschäftsjahres 2025/2026 vorgeschlagen werden. Die Anpassung erscheint aufgrund des mit der Erfüllung der Aufgaben des Vorsitzenden verbundenen hohen Arbeitsaufwands und unter Berücksichtigung der Lage der Gesellschaft als angemessen. Im Übrigen sollen die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder und das ihr zugrundeliegende System unverändert bleiben. Das Vergütungssystem für die Aufsichtsratsmitglieder ist über die Internetadresse https://bastei-luebbe.de/de/unternehmen/investor-relations/hauptversammlung zugänglich und kann auch während der Hauptversammlung eingesehen und heruntergeladen werden. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor zu beschließen: | a) | Die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder gemäß § 20 der Satzung der Bastei Lübbe AG unter Berücksichtigung der Neufassung von § 20 Abs. 1 Satz 1 der Satzung gemäß nachstehendem lit. b) sowie das mit der Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung am 17. September 2025 bekannt gemachte Vergütungssystem werden beschlossen. | | b) | § 20 Abs. 1 Satz 1 der Satzung wird wie folgt neu gefasst: Mit Wirkung ab Beginn des Geschäftsjahres 2025/2026 erhält jedes einfache Mitglied des Aufsichtsrats für jedes volle Geschäftsjahr seiner Zugehörigkeit zum Aufsichtsrat eine feste Vergütung in Höhe von EUR 50.000,00, der Stellvertreter des Vorsitzenden in Höhe von EUR 75.000,00 und der Vorsitzende in Höhe von EUR 140.000,00. |
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Teilnahme an der Hauptversammlung Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind diejenigen Aktionäre - persönlich oder durch Bevollmächtigte - berechtigt, die sich bei der Gesellschaft anmelden und ihren Anteilsbesitz nachweisen. Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes bedürfen der Textform (§ 126b BGB) und müssen in deutscher oder englischer Sprache abgefasst sein. Der Nachweis des Anteilsbesitzes hat sich auf den Geschäftsschluss des 22. Tages vor der Hauptversammlung zu beziehen (sogenannter Nachweisstichtag), also auf den 26. August 2025, 24:00 Uhr (MESZ). Ausreichend ist ein Nachweis des Anteilsbesitzes durch den Letztintermediär gemäß § 67c Abs. 3 AktG. Die Anmeldung zur Hauptversammlung und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der Gesellschaft spätestens sechs Tage vor der Hauptversammlung, also bis 10. September 2025, 24:00 Uhr (MESZ), unter folgender Adresse zugehen: Bastei Lübbe AG
c/o UBJ. GmbH
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
E-Mail: hv@ubj.de Nach Eingang der Anmeldung und des Nachweises ihres Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft werden den Aktionären Eintrittskarten für die Hauptversammlung übersandt. Aktionäre, die bei ihrem depotführenden Institut rechtzeitig eine Eintrittskarte angefordert haben, brauchen nichts weiter zu veranlassen. Der Nachweis des Anteilsbesitzes wird in diesem Fall durch die Depotbank erbracht. Der Erhalt einer Eintrittskarte ist keine Voraussetzung für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts, sondern dient lediglich der leichteren organisatorischen Abwicklung. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes zum Nachweisstichtag erbracht hat. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall der (vollständigen oder teilweisen) Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich; d. h. Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme und auf den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für Erwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Wer zum Nachweisstichtag nicht Aktionär ist, aber noch vor der Hauptversammlung Aktien erwirbt, ist somit nicht teilnahme- und stimmberechtigt, es sei denn, er/sie lässt sich bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen. Der Nachweisstichtag hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung. Stimmrecht / Stimmrechtsvertreter Aktionäre, die sich nach den vorstehenden Bestimmungen fristgerecht zur Hauptversammlung angemeldet und ihren Anteilsbesitz nachgewiesen haben, können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten, z. B. durch einen Intermediär (z. B. ein Kreditinstitut), eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder sonstige Personen, ausüben lassen. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft die Vollmacht nur einer Person akzeptieren und diejenige des bzw. der anderen Bevollmächtigten zurückweisen. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB), soweit nicht in den nachfolgenden Bestimmungen Abweichendes vorgesehen ist. Mit der Eintrittskarte wird den Aktionären ein auf dieser rückseitig abgedrucktes Vollmachtformular übersandt. Das Vollmachtformular ist außerdem im Internet unter https://bastei-luebbe.de/de/unternehmen/investor-relations/hauptversammlung abrufbar und wird den Aktionären auch auf Verlangen in Textform übermittelt. Soll ein Intermediär, eine Aktionärsvereinigung oder eine diesen nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Person oder Institution bevollmächtigt werden, genügt es, wenn die Vollmachtserklärung vom Bevollmächtigen nachprüfbar festgehalten wird. Möglicherweise verlangen die zu bevollmächtigenden Institutionen oder Personen eine besondere Form der Vollmacht, weil sie die Vollmacht nachprüfbar festhalten müssen. Bitte stimmen Sie sich daher rechtzeitig mit dem zu Bevollmächtigenden über eine mögliche Form der Vollmacht ab. Der Nachweis der Bevollmächtigung kann entweder am Tag der Hauptversammlung bei der Einlasskontrolle geführt werden oder durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft an folgende Adresse erfolgen: Bastei Lübbe AG
c/o UBJ. GmbH
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
E-Mail: hv@ubj.de Die Bastei Lübbe AG bietet ihren Aktionären auch an, sich durch einen von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bei der Ausübung ihres Stimmrechts vertreten zu lassen. Der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter übt das Stimmrecht im Fall seiner Bevollmächtigung nur weisungsgebunden aus. Soll der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt werden, müssen Sie daher neben der Vollmacht zwingend Weisungen erteilen, wie das Stimmrecht zu jedem relevanten Tagesordnungspunkt ausgeübt werden soll. Soweit eine ausdrückliche und eindeutige Weisung fehlt, wird sich der Stimmrechtsvertreter für den jeweiligen Abstimmungsgegenstand der Stimme enthalten. Der Stimmrechtsvertreter wird ausschließlich das Stimmrecht ausüben und keine weitergehende Rechte wie Frage- oder Antragsrechte wahrnehmen. Auch im Falle der Bevollmächtigung des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters sind eine fristgerechte Anmeldung zur Hauptversammlung und ein fristgerechter Nachweis des Anteilsbesitzes nach vorstehenden Bestimmungen erforderlich. Wenn Sie von dieser Möglichkeit Gebrauch machen möchten, können Sie dies unter Verwendung der zugesandten Eintrittskarte tun. Dort finden Sie nähere Einzelheiten. Die Vollmachten mit den Weisungen an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft im Vorfeld der Hauptversammlung müssen aus organisatorischen Gründen bis spätestens 16. September 2025, 16:00 Uhr (MESZ), bei der Gesellschaft unter der nachstehenden Adresse eingegangen sein, andernfalls können sie nicht berücksichtigt werden. Senden Sie die Vollmachten und Weisungen bitte an: Bastei Lübbe AG
c/o UBJ. GmbH
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
E-Mail: hv@ubj.de Alternativ ist eine Bevollmächtigung des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft während der Hauptversammlung durch dort anwesende oder vertretene Aktionäre oder Aktionärsvertreter bis zum Ende der Generaldebatte möglich. Sollte der Aktionär oder eine sonst von ihm bevollmächtigte Person an der Hauptversammlung persönlich teilnehmen, wird eine zuvor erteilte Vollmacht an die von der Gesellschaft als Stimmrechtsvertreter benannten Mitarbeiter nebst Weisungen gegenstandslos. Rechte der Aktionäre Ergänzungsverlangen Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von Euro 500.000,00 erreichen, können gemäß § 122 Abs. 2 AktG verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten. Etwaige Ergänzungsverlangen zur Tagesordnung nach § 122 Abs. 2 AktG müssen dem Vorstand der Gesellschaft schriftlich bis zum 17. August 2025, 24:00 Uhr (MESZ), zugehen. Bitte richten Sie entsprechende Verlangen an die folgende Adresse: Bastei Lübbe AG
- Vorstand -
Schanzenstraße 6 - 20
51063 Köln Bekannt zu machende Ergänzungen der Tagesordnung werden - soweit sie nicht bereits mit der Einberufung bekannt gemacht wurden - unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht und solchen Medien zur Veröffentlichung zugeleitet, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Information in der gesamten Europäischen Union verbreiten. Sie werden außerdem unter der Internetadresse https://bastei-luebbe.de/de/unternehmen/investor-relations/hauptversammlung bekannt gemacht und den Aktionären gemäß § 125 Abs. 1 AktG mitgeteilt. Gegenanträge und Wahlvorschläge Darüber hinaus können Aktionäre der Gesellschaft gemäß § 126 Abs. 1 AktG Gegenanträge gegen einen Vorschlag von Vorstand und Aufsichtsrat zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt übersenden. Sie können auch Vorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern (sofern dieser Punkt auf der Tagesordnung behandelt wird) und Abschlussprüfern machen. Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG, die vor der Hauptversammlung zugänglich gemacht werden sollen, sind ausschließlich zu richten an: Bastei Lübbe AG
Schanzenstraße 6 - 20
51063 Köln
E-Mail: investorrelations@bastei-luebbe.de Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären, die mindestens 14 Tage vor dem Tag der Hauptversammlung, also bis spätestens 2. September 2025, 24:00 Uhr (MESZ), unter der angegebenen Adresse eingehen, werden einschließlich des Namens des Aktionärs, einer etwaigen Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung allen Aktionären im Internet unter https://bastei-luebbe.de/de/unternehmen/investor-relations/hauptversammlung unverzüglich zugänglich gemacht, sofern die Voraussetzungen für eine Pflicht zur Veröffentlichung gemäß §§ 126, 127 AktG erfüllt sind. Anderweitig adressierte Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären bleiben unberücksichtigt. Auskunftsrechte In der Hauptversammlung kann jeder Aktionär gemäß § 131 Abs. 1 AktG vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft sowie die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen, zur Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen verlangen, soweit die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Von einer Beantwortung einzelner Fragen kann der Vorstand aus den in § 131 Abs. 3 AktG genannten Gründen absehen. Weitergehende Erläuterungen Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre gemäß §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127 und 131 Abs. 1 AktG sind im Internet unter https://bastei-luebbe.de/de/unternehmen/investor-relations/hauptversammlung zugänglich gemacht. Veröffentlichungen auf der Internetseite der Gesellschaft Diese Einberufung der Hauptversammlung, eine Übersicht mit den Angaben gemäß § 125 AktG in Verbindung mit Artikel 4 und Anhang Tabelle 3 der Durchführungsverordnung (EU) 2018/1212, die Informationen gemäß § 124a AktG, die Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127, 131 Abs. 1 AktG sowie weitere Informationen im Zusammenhang mit der Hauptversammlung stehen auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://bastei-luebbe.de/de/unternehmen/investor-relations/hauptversammlung zur Verfügung. Auf der Internetseite der Gesellschaft werden nach der Hauptversammlung auch die Ergebnisse der Abstimmungen über die Tagesordnungspunkte veröffentlicht. Angaben gem. § 49 Abs. 1 Nr. 1 WpHG Im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt das Grundkapital der Gesellschaft Euro 13.300.000,00 und ist eingeteilt in 13.300.000 nennwertlose Stückaktien, von denen jede Aktie grundsätzlich eine Stimme gewährt. Von den 13.300.000 Stück Aktien entfallen 99.900 Stück auf eigene Aktien, aus denen der Gesellschaft keine Rechte zustehen. Die Gesamtzahl der Stimmrechte beläuft sich somit auf 13.200.100 Stimmrechte. Datenschutz Im Zusammenhang mit der Anmeldung für die Hauptversammlung oder der Erteilung einer Stimmrechtsvollmacht erheben wir personenbezogene Daten über den Aktionär oder den Bevollmächtigten. Die Bastei Lübbe AG verarbeitet diese Daten als Verantwortlicher unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze. Einzelheiten zum Umgang mit den personenbezogenen Daten und zu den Rechten der Betroffenen gemäß der DS-GVO finden sich in unseren Datenschutzhinweisen für die Aktionärinnen und Aktionäre sowie Gäste der Bastei Lübbe AG auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://bastei-luebbe.de/de/unternehmen/investor-relations/hauptversammlung Auf Wunsch senden wir Ihnen die Datenschutzhinweise auch in gedruckter Form zu. Bitte richten Sie ein derartiges Verlangen an die nachfolgende Adresse: Bastei Lübbe AG
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Schanzenstraße 6 - 20
51063 Köln
E-Mail: datenschutz@luebbe.de Die Datenschutzhinweise werden auch in der Hauptversammlung zugänglich sein. Köln, im August 2025 Bastei Lübbe AG - Der Vorstand - | |
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