ZUGFeRD: XML-Daten sind jetzt das Original für die Steuer

Die GoBD-Novelle stellt die Archivierung von Hybrid-Rechnungen auf den Kopf. Für den Jahresabschluss 2025 zählt nicht mehr das PDF-Bild, sondern die strukturierten XML-Daten. Wer hier falsch archiviert, riskiert teure Compliance-Verstöße.

BERLIN – Der Jahresabschluss 2025 wird für viele Unternehmen zum digitalen Stresstest. Nach dem ersten vollen Jahr unter der Pflicht, elektronische Rechnungen empfangen zu müssen, tritt nun eine verschärfte Archivierungsregel in Kraft. Die zweite GoBD-Änderung vom Juli 2025 und eine Klarstellung des Bundesfinanzministeriums (BMF) vom Oktober machen deutlich: Bei Hybrid-Formaten wie ZUGFeRD ist das strukturierte XML der neue steuerliche Urtyp. Das vertraute PDF-Bild verliert seinen Status als maßgebliches Original.

Das Ende der PDF-Ära

Jahrelang diente die menschenlesbare PDF-Komponente als primäres Dokument. Diese Praxis ist mit der GoBD-Novelle für ZUGFeRD und Factur-X beendet. Das BMF stellt in seinen Schreiben klar: Der maschinenlesbare XML-Teil ist jetzt die rechtlich bindende Komponente für die Archivierung. Wer nur das PDF-Bild einer Hybrid-Rechnung speichert, verstößt gegen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung.

Die GoBD-Novelle macht das XML zum steuerrechtlichen Original – viele Buchhaltungen sind bei der Archivierung noch nicht vorbereitet. Ein kostenloser Praxisleitfaden erklärt Schritt für Schritt, wie Sie Hybrid‑Formate wie ZUGFeRD/Factur‑X revisionssicher speichern, XML-Datensätze mit Validierungsprotokollen verknüpfen und typische Fehler beim Konvertieren in flache PDF/A vermeiden. Enthalten sind konkrete Checklisten für Archiv, ERP und Jahresabschluss, damit Sie Betriebsprüfungen sicher bestehen. Jetzt kostenlosen E‑Rechnungs-Leitfaden sichern

„Der Irrglaube, das PDF sei die eigentliche Rechnung, hält sich hartnäckig in vielen Buchhaltungen“, warnt der Deutsche Steuerberaterverband (DStV). „Ein Archiv, das 2025 nur die PDF-Ansicht enthält, bewahrt möglicherweise nicht das steuerrechtlich geforderte Original auf.“

Die PDF-Falle: Wann muss sie doch mit?

Doch ganz so einfach ist es nicht. Das BMF hat eine wichtige Nuance eingeführt, die Automatisierung erschwert. Die visuelle PDF-Komponente muss weiterhin archiviert werden, wenn sie zusätzliche steuerrelevante Informationen enthält, die nicht im XML hinterlegt sind.

Dazu zählen beispielsweise:
* Handschriftliche Buchungsvermerke oder Freigaben.
* Spezielle Zahlungsbedingungen oder Klauseln, die technisch nicht ins XML übertragen wurden.
* Korrekturen oder widersprüchliche Daten, bei denen die PDF-Notiz ausdrücklich Vorrang hat.

„Der sicherste Weg für Unternehmen ist, den kompletten Hybrid-Container – also XML und PDF/A-3 gemeinsam – zu archivieren“, rät Digitalsteuer-Experte Dr. Thomas Müller. „Die Trennung riskiert den Kontextverlust. Das XML komplett zu ignorieren, ist jedoch ein klarer Compliance-Fehler.“

Jahresabschluss 2025: Drei dringende Prüfschritte

Für Finanzteams, die den Jahresabschluss vorbereiten, sind drei Validierungsschritte bis zum Stichtag entscheidend:

1. Archiv-Integrität prüfen: Stellen Sie sicher, dass für jede 2025 empfangene E-Rechnung der originale XML-Datensatz revisionssicher gespeichert ist. Das Konvertieren einer ZUGFeRD-Rechnung in ein flaches PDF/A (unter Entfernung des XML) ist strikt verboten.
2. Validierungsprotokolle sichern: Die technischen Prüfberichte zum Eingang der Rechnung müssen mit dem Buchungsbeleg verknüpft sein. Sie dienen als Nachweis des „ordnungsgemäßen“ Empfangs.
3. ERP-Konsistenz kontrollieren: Differenzen zwischen automatisch ausgelesenen XML-Daten und manuell aus dem PDF erfassten Werten müssen vor dem Abschluss bereinigt werden.

Software-Anbieter und Verbände reagieren

Die verschärften Regeln zwingen Software-Anbieter zum Handeln. DATEV wies in einem Kunden-Update vom 22. Dezember 2025 auf die automatische Datenerhaltung in seinem „E-Rechnungspostfach“ hin und mahnte zur korrekten Konfiguration.

Die Industrie- und Handelskammer (IHK) erinnert derweil an einen wichtigen Unterschied: Übergangsfristen gelten primär für das Ausstellen von Rechnungen, nicht für das Archivieren empfangener Belege. „Für eine 2025 erhaltene gültige E-Rechnung gelten die GoBD-Regeln von 2025. Für eine fehlerhafte Aufbewahrung gibt es keine Schonfrist“, so die IHK Darmstadt.

Der Blick nach vorn: Probelauf für 2027

Der Abschluss 2025 ist ein Probelauf für die nächste Stufe des Wachstumschancengesetzes. Während 2025 der Fokus auf dem Empfang lag, steht 2027 die Pflicht zum Ausstellen für größere Unternehmen (Umsatz > 800.000 Euro) bevor.

Die jetzt etablierten strengen Archivierungsstandards bereiten den Weg für das geplante transaktionsbasierte Meldesystem der EU-Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA). Indem das BMF Unternehmen zwingt, XML-Daten jetzt als „einzige Wahrheitsquelle“ zu behandeln, digitalisiert es den Prüfpfad für das kommende Jahrzehnt.

PS: Bereiten Sie Ihren Jahresabschluss 2025 rechtssicher vor – dieser kostenlose Praxisleitfaden zeigt kompakt, welche Archivstrategie Risiken vermeidet. Mit konkreten Mustern für die gemeinsame Aufbewahrung von XML und PDF/A‑3, Prüflisten für Validierungsprotokolle und Praxis-Tipps für ERP‑Einstellungen ist Ihr Finanzteam schnell handlungsfähig. Ideal für Buchhaltung und Compliance-Verantwortliche, die ZUGFeRD-Rechnungen revisionssicher ablegen wollen. Leitfaden zur E‑Rechnung und Archivierung jetzt herunterladen