XRechnung 3.0.2: Der finale Standard für die E-Rechnung-Pflicht

Ab dem 1. Januar 2025 müssen deutsche Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) bestätigt nun: XRechnung 3.0.2 ist die finale Version für den Start. Für die Wirtschaft bleibt nur noch eine Woche, um die Systeme zu überprüfen.

Keine Winter-Updates: Planungssicherheit für den Start

Die KoSIT hat klargestellt: Es wird keine neue Version des XRechnung-Standards im Winter 2024/2025 geben. Damit steht fest, dass Version 3.0.2 die maßgebliche technische Grundlage für die Einführung der Empfangspflicht am 1. Januar ist.

Bei der Version handelt es sich um ein sogenanntes “Maintenance Release”. Sie korrigiert vor allem technische Details, um die Validierung zu vereinfachen und die Ausrichtung an den europäischen Standard EN 16931 zu verbessern. Konkret wurden Geschäftsgruppen wie “Rechnungspositionsrabatte” angepasst, um sie mit internationalen Strukturen wie Peppol kompatibel zu machen.

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Für IT-Abteilungen und Softwareanbieter bedeutet diese Entscheidung wertvolle Planungssicherheit. Unternehmen müssen sich nicht um ein letztes Update kümmern, sondern können sich darauf konzentrieren, ihre bestehenden Systeme für die Syntax 3.0.2 fit zu machen.

Die sofortige Pflicht: E-Rechnungen empfangen können

Während für das Versenden elektronischer Rechnungen Übergangsfristen gelten, gibt es für den Empfang keinen Aufschub. Ab dem 1. Januar 2025 muss jedes deutsche Unternehmen, das Geschäfte mit anderen Unternehmen tätigt, technisch in der Lage sein, eine strukturierte E-Rechnung zu empfangen und zu archivieren – sofern ein Lieferant sie schickt.

Eine konforme E-Rechnung besteht nicht aus einem einfachen PDF, sondern aus maschinenlesbaren XML-Daten. In Deutschland sind zwei Formate zulässig:

• XRechnung: Ein reines XML-Format, das vor allem von der öffentlichen Verwaltung und Großunternehmen genutzt wird.
• ZUGFeRD (Format 2.2/2.3): Ein Hybridformat, das die XML-Daten in ein für Menschen lesbares PDF einbettet.

Steuerexperten warnen: Eine einfache E-Mail-Adresse reicht nicht mehr aus. Das empfangende System muss die strukturierten Daten auch verarbeiten können. “Die Empfangspflicht gilt sofort”, betont der Softwareanbieter Haufe. Das Blockieren eingehender E-Rechnungen ist ab Januar nicht mehr zulässig.

Letzte Checks: Validierung und Archivierung

In den verbleibenden Tagen bis zum Jahreswechsel stehen finale Systemtests an. Die KoSIT stellt dafür einen Test für XRechnung 3.0.2 bereit. Diese Prüfpunkte sind jetzt entscheidend:

1. Syntax-Validierung: Stößt die Buchhaltungssoftware die spezifische XML-Struktur von Version 3.0.2 nicht aufgrund zu strenger Regeln ab?
2. Visualisierung: Kann die Software die Rohdaten in ein für Mitarbeiter lesbares Format umwandeln? Reines XML ist für manuelle Prüfungen ungeeignet.
3. Archivierung: Wird die strukturierte XML-Datei selbst – und nicht nur eine PDF-Kopie – manipulationssicher archiviert? Das ist für die GoBD-Konformität zwingend.

Der strategische Verzicht der Bundesregierung auf ein Winter-Update soll technische Störungen in der kritischen Einführungsphase vermeiden.

Hintergrund: Der digitale Umbau der Buchhaltung

Die E-Rechnungspflicht ist Teil der europaweiten Initiative VAT in the Digital Age (ViDA). Sie soll die Steuerberichterstattung modernisieren und Mehrwertsteuerbetrug bekämpfen. Mit strukturierten Daten legt Deutschland den Grundstein für ein künftiges Echtzeit-Meldessystem.

Die asymmetrische Regelung hat Folgen: Ein Handwerksbetrieb muss ab Januar zwar noch keine XRechnungen versenden, er muss sie aber empfangen und verarbeiten können, wenn sein Großhändler sie schickt. Marktbeobachter erwarten einen “weichen Start” mit langsam steigenden Volumina, doch die rechtliche Verpflichtung ist absolut.

Was kommt nach dem Start?

Die Stabilität von XRechnung 3.0.2 ist bis mindestens zum 31. Juli 2025 garantiiert. Die KoSIT deutet an, dass das nächste potenzielle Update im Sommer 2025 kommen könnte, um die Anpassung an weitere Peppol-Spezifikationen vorzunehmen.

Jetzt liegt der Fokus auf der kommenden Woche. Mit dem Start der Empfangspflicht tritt die deutsche Wirtschaft in eine neue Ära der digitalen Buchhaltung ein – und XRechnung 3.0.2 ist ihr verbindlicher Schlüssel.

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