Steuer-Guide 2026: Was Freelancer jetzt wissen müssen

Für Selbstständige in Deutschland bringt das neue Jahr steuerliche Neuerungen und wichtige Pflichten. Die Digitalisierung schreitet voran, während bei der Altersvorsorge eine Ungleichbehandlung deutlich wird. Wer hier nicht aufpasst, zahlt drauf.

Digitale Pflicht: Die E-Rechnung kommt verbindlich

Eine der größten Umstellungen betrifft die Rechnungsstellung. Seit 2025 gilt: Ein einfaches PDF ist zwischen Unternehmen (B2B) keine gültige E-Rechnung mehr. Stattdessen muss das Dokument in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format wie XRechnung oder ZUGFeRD vorliegen. Zwar haben Freelancer beim Ausstellen solcher Rechnungen noch eine Übergangsfrist bis Ende 2026. Das Empfangen und Verarbeiten ist jedoch bereits seit 2025 verpflichtend. Die rechtzeitige Umstellung auf geeignete Software ist daher unumgänglich, um geschäftsfähig zu bleiben.

Passend zum Thema E‑Rechnung: Seit 2025 ist das Empfangen strukturierter E‑Rechnungen Pflicht – viele Freelancer und kleine Firmen sind technisch noch nicht umgestellt. Ein kostenloser Leitfaden erklärt Schritt für Schritt, welche Formate (XRechnung, ZUGFeRD) nötig sind, wie Sie passende Software auswählen und Eingangsrechnungen rechtssicher archivieren, damit Vorsteuerabzug und Betriebsprüfung kein Risiko mehr sind. Ideal für Selbstständige, die schnell auf die neue Pflicht reagieren möchten. Jetzt kostenlosen E‑Rechnung-Leitfaden herunterladen

Jede Rechnung muss zudem die gesetzlichen Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten. Dazu gehören vollständige Namen und Adressen, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer sowie eine genaue Leistungsbeschreibung. Fehler hier können den Vorsteuerabzug des Kunden verhindern und zu Ärger mit dem Finanzamt führen.

Aktuelle Lücke: Selbstständige bei „Aktivrente“ außen vor

Kürzlich bekannt gewordene Details zu neuen Regelungen zeigen eine Schieflage. Die sogenannte Aktivrente ermöglicht Rentnern ab Januar 2026 einen steuerfreien Hinzuverdienst – aber nur in einem sozialversicherungspflichtigen Arbeitsverhältnis. Selbstständige und Freiberufler sind explizit ausgeschlossen.

Diese Ungleichbehandlung unterstreicht, wie wichtig die eigenständige Altersvorsorge für Freelancer ist. Staatliche Steuererleichterungen sind für sie nicht selbstverständlich. Als eine Option werden aktuell freiwillige Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung hervorgehoben, um Rentenlücken zu schließen.

Strategische Weichenstellung: Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung?

Eine der ersten und folgenreichsten Entscheidungen betrifft die Umsatzsteuer. Die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) bietet Bürokratie-Erleichterung: Keine Umsatzsteuer auf Rechnungen, keine Voranmeldungen beim Finanzamt. Voraussetzung ist, dass der Umsatz im Vorjahr 25.000 Euro und im laufenden Jahr voraussichtlich 100.000 Euro nicht übersteigt.

Der Haken: Wer die Regelung nutzt, darf keine Vorsteuer aus Eingangsrechnungen ziehen. Hohe Investitionskosten für Laptop, Software oder Büro müssen somit komplett selbst getragen werden. Für Freelancer mit großen Anfangsinvestitionen oder vorwiegend gewerblichen Kunden (B2B) kann der freiwillige Verzicht auf die Regelung und der Wechsel zur Regelbesteuerung finanziell lukrativer sein. Diese Wahl ist für fünf Jahre bindend und sollte gut abgewogen werden.

Fundament legen: Die steuerliche Erfassung

Der Start in die Selbstständigkeit beginnt digital beim Finanzamt über das Portal ELSTER. Im „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ müssen alle relevanten Daten angegeben werden – von der Tätigkeitsbeschreibung bis zur Schätzung der Einkünfte für die ersten beiden Jahre.

Diese Schätzung ist entscheidend, denn sie bildet die Basis für die Höhe der vierteljährlichen Steuervorauszahlungen. Eine zu optimistische Planung kann zu unerwartet hohen Nachzahlungen führen. Nach der Bearbeitung erhält man die Steuernummer und auf Antrag die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.).

Ausblick: Digitalisierung und Vorsorge werden zentral

Die Zukunft für Freelancer wird weiter von Digitalisierung und der Suche nach sozialer Sicherheit geprägt sein. Die E-Rechnung ist nur ein Schritt. Gleichzeitig bleibt die Abgrenzung zur Scheinselbstständigkeit ein rechtlich heißes Eisen.

Die Konsequenz für Gründer: Proaktive Information wird noch wichtiger. Digitale Buchhaltungstools werden zum Standard, und die private Altersvorsorge zum essenziellen Pfeiler der Finanzplanung. Kontinuierliche Weiterbildung und gegebenenfalls steuerberatende Hilfe sind Investitionen in eine nachhaltige Selbstständigkeit.

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