NIS-2-Gesetz beendet Ära der Papier-Unterweisungen

Ab sofort müssen deutsche Unternehmen die Sicherheitsunterweisung für externe Dienstleister lückenlos digital dokumentieren. Das verlangt das neue NIS-2-Umsetzungsgesetz, das seit Jahresbeginn voll durchschlägt. Die manuelle Unterschrift auf Papier gilt nicht mehr als „Stand der Technik“.

Der entscheidende Treiber ist das NIS-2-Umsetzungsgesetz, das am 6. Dezember 2025 in Kraft trat. Es zielt zwar auf Cybersicherheit, erfasst aber auch physische Sicherheit und das Management von Lieferketten. Laut Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) fallen nun bis zu 30.000 Unternehmen unter die Regelungen – eine enorme Steigerung gegenüber früher.

Die „Sicherheit der Lieferkette“ ist ein zentraler Pfeiler. Das schließt die Kontrolle von externen Dienstleistern explizit ein, die Zugang zu Betriebsgeländen oder Systemen haben. Juristen warnen: Kommt es zu einem Sicherheitsvorfall mit einem Contractor, der kritische Dienstleistungen unterbricht, kann die fehlende, fälschungssichere Dokumentation jetzt zu schwerwiegender persönlicher Haftung des Managements führen.

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In einem Leitfaden vom 29. Dezember 2025 bekräftigte die Bundesregierung, dass die Modernisierung dieser Prozesse eine Priorität sei. Der Fokus liegt nicht mehr auf bloßer Dokumentation, sondern auf „prüffester“ Datenverfügbarkeit.

Vom Zettelwirtschaft zur digitalen Plattform

Die klassische „Sicherheitsunterweisung“ per Unterschriftenliste am Empfang gilt für die von NIS-2 definierten „wichtigen“ und „essentiellen“ Unternehmen ab sofort als unzureichend.

Verbände wie die IHK betonen, dass der Dokumentationsaufwand für jeden externen Techniker oder Reinigungskraft automatisierte Lösungen erfordert. Digitale Plattformen ermöglichen es, Schulungen online vorab durchzuführen und ein zeitgestempeltes, unveränderbares Zertifikat zu generieren.

Der Wechsel dient nicht nur der Bußgeldvermeidung:
* Vorab-Qualifikation: Auftragnehmer können Versicherungsnachweise vor Betreten des Geländes hochladen.
* Echtzeit-Check: Das Sicherheitspersonal prüft den Schulungsstatus per QR-Code oder Ausweisscan.
* Lückenlose Nachweise: Bei einem Unfall kann der komplette Instruktionsverlauf sekundenschnell vorgelegt werden – eine Fähigkeit, die Aufsichtsbehörden nun erwarten.

Lieferkettengesetz: Bürokratieabbau ja, Pflicht nein

Während NIS-2 die Sicherheitsvorgaben verschärft, zeichnet sich beim Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) eine Entlastung ab. Der Deutsche Industrie- und Handelskammertag (DIHK) verwies am 19. Dezember 2025 auf anstehende Vereinfachungen der Berichtspflichten im Zuge der europäischen CSDDD-Richtlinie.

Experten warnen jedoch davor, diesen „Bürokratieabbau“ als Aussetzen der Pflicht zu missverstehen. Die Sorgfaltspflicht – einschließlich der Einhaltung von Arbeitsschutzstandards durch Vertragspartner – bleibt in vollem Umfang bestehen. Der Unterschied für 2026: Während der Jahresbericht vereinfacht werden könnte, müssen die internen Nachweise des Risikmanagements belastbarer denn je sein. Digitale Compliance-Nachweise sind hier der Schlüssel: Sie reduzieren den manuellen Aufwand, liefern aber die nötige Datentiefe.

Hohe Strafen und Marktdruck

Die finanziellen Risiken bei Verstößen sind massiv gestiegen. NIS-2 sieht für „essenzielle“ Unternehmen Bußgelder von bis zu 10 Millionen Euro oder 2 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes vor. Das BSI erhält zudem erweiterte Prüfbefugnisse.

Bereits im vierten Quartal 2025 schnellte die Nachfrage nach „Compliance-as-a-Service“-Plattformen in die Höhe. Dieser Trend wird sich im ersten Quartal 2026 voraussichtlich verstärken. Auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) in der Lieferkette setzen diese Tools ein, um als Zulieferer für Großkonzerne attraktiv zu bleiben.

2026: Das Jahr der konvergenten Sicherheit

Für Compliance-Beauftragte steht nach den Feiertagen die Integration von physischer Sicherheit und Cybersicherheit im Fokus. Diese Konvergenz wird das Jahr 2026 prägen.

Die IHK Heilbronn-Franken stellte in einer Prognose vom 28. Dezember 2025 klar, dass digitale Widerstandsfähigkeit zur Marktzugangsvoraussetzung wird. Für das Fremdfirmenmanagement ist die Botschaft eindeutig: Der digitale Nachweis ist kein optionales Upgrade mehr, sondern die neue gesetzliche Grundlage.

Unternehmen, die ihre Unterweisungsprozesse noch nicht digitalisiert haben, sollten umgehend handeln. Die ersten behördlichen Prüfungen des neuen Jahres stehen bevor.

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