Mindestlohn 2026: Vertragsänderungen werden zur rechtlichen Falle

Die Anhebung des Mindestlohns auf 13,90 Euro zwingt deutsche Unternehmen zu tausenden Vertragsänderungen – doch die rechtlichen Fallstricke sind größer denn je. Ein aktuelles Urteil des Bundesarbeitsgerichts erschüttert die Praxis der Personalabteilungen.

BERLIN – Der Jahresstart 2026 stellt Personalverantwortliche vor eine doppelte Herausforderung. Neben der Umsetzung des neuen gesetzlichen Mindestlohns müssen sie sich in einem verschärften rechtlichen Umfeld für Vertragsänderungen bewegen. Zwar brachte das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) im vergangenen Jahr digitale Erleichterungen, doch Juristen warnen: Ein rein digitaler Ansatz bleibt riskant. Ein vielbeachtetes Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) stellt zudem traditionelle Zustellmethoden wie das Einwurf-Einschreiben infrage.

Die Auslöser: Deutlicher Sprung beim Mindestlohn

Seit dem 1. Januar 2026 gilt in Deutschland ein gesetzlicher Mindestlohn von 13,90 Euro pro Stunde. Das bestätigte das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS). Der Anstieg von 12,82 Euro im Vorjahr erfordert tausende Anpassungen in Arbeitsverträgen.

Für viele Unternehmen geht es nicht nur um eine Gehaltsanpassung in der Lohnbuchhaltung. Während eine einfache Lohnerhöhung oft einseitig oder über eine Mitteilung nach dem Nachweisgesetz erfolgen kann, wird es komplex, wenn weitere Änderungen hinzukommen. Anpassungen bei Arbeitszeiten, Zuschlägen oder Urlaubsansprüchen erfordern eine formale Änderungsvereinbarung.

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Die Menge notwendiger Anpassungen ist in diesem Januar ungewöhnlich hoch. Grund sind der deutliche Mindestlohnsprung und fortlaufende inflationsbedingte Anpassungen. Diese administrative Last verleitet viele Arbeitgeber zu rein digitaler Kommunikation – eine Praxis, die Juristen kritisch sehen.

Die Falle: Textform versus Schriftform

Eine große Fehlerquelle in diesem Januar 2026 ist das Zusammenspiel zwischen dem Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) und bestehenden Arbeitsverträgen. Das BEG IV lockerte die Anforderungen für die Dokumentation von Arbeitsbedingungen. Arbeitgeber können den Nachweis wesentlicher Arbeitsbedingungen nun in Textform (z.B. per E-Mail) erbringen und ersetzen damit die bisherige strenge Schriftform.

Doch Experten betonen einen entscheidenden Unterschied: Dokumentation versus Wirksamkeit. Während ein Arbeitgeber eine Lohnerhöhung per E-Mail mitteilen kann, hängt die Wirksamkeit einer gegenseitigen Änderungsvereinbarung vom jeweiligen Arbeitsvertrag ab.

Viele ältere deutsche Arbeitsverträge enthalten doppelte Schriftformklauseln. Diese Klauseln schreiben vor, dass Änderungen des Vertrags schriftlich erfolgen müssen und dass diese Schriftformklausel selbst nur schriftlich aufgehoben werden kann. Versucht ein Arbeitgeber bei Vorliegen einer solchen Klausel eine Änderung per E-Mail zu vereinbaren, kann die Vereinbarung unwirksam sein.

Arbeitsrechtsexperten raten daher: Vor dem Versand digitaler Änderungsvereinbarungen müssen Personalabteilungen bestehende Verträge auf diese Klauseln prüfen. Bei einer strengen Schriftformklausel bleibt eine handschriftliche Unterschrift oder eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) notwendig.

Der Zustell-Schock: Einwurf-Einschreiben reicht nicht mehr?

Neben der Form des Dokuments ist die Zustellmethode zu einem erheblichen Risikofaktor geworden. Ein Bundesarbeitsgerichtsurteil vom Januar 2025 (Az. 2 AZR 68/24) hat den Beweisstandard für den Zugang wichtiger Dokumente grundlegend verändert.

Jahrzehntelang galt das Einwurf-Einschreiben als Goldstandard, um nachzuweisen, dass ein Dokument einen Arbeitnehmer erreicht hat. Es war günstig, nachverfolgbar und von Gerichten allgemein anerkannt.

Das BAG urteilte jedoch, dass der einfache Einlieferungsbeleg und der Online-Status „Zugestellt“ nicht ausreichen, um den Zugang zu beweisen, wenn der Arbeitnehmer den Empfang bestreitet. Das Gericht stellte klar: Der Online-Status beweise nur die Bearbeitung der Sendung, nicht aber, dass sie tatsächlich im spezifischen Briefkasten des Empfängers eingeworfen wurde.

Diese Entscheidung hat tiefgreifende Folgen für 2026. Arbeitgeber, die zeitkritische Dokumente wie Widersprüche, Kündigungen oder befristete Änderungsangebote per einfachem Einschreiben versenden, riskieren einen Prozessverlust, wenn der Arbeitnehmer einfach behauptet: „Ich habe es nie erhalten.“

Um den neuen Beweisstandard zu erfüllen, verlangt das BAG die Vorlage des Auslieferungsbelegs – einer vom Zusteller unterschriebenen Bestätigung. Diese erfordert oft eine spezielle Anforderung und zusätzliche Gebühr. Alternativ käme die Zeugenaussage des Zustellers infrage, was bei Massensendungen praktisch unmöglich ist.

Empfohlene Vorgehensweise für 2026

Angesichts dieser Entwicklungen empfehlen Rechtsberater einen gestuften Ansatz für Änderungsvereinbarungen:

1. Bei einfachen Lohnerhöhungen: Wenn es nur um die Einhaltung des Mindestlohns von 13,90 Euro geht, genügt in der Regel eine einseitige Mitteilung in Textform per E-Mail – vorausgesetzt, die Lohnabrechnung wird entsprechend angepasst.
2. Bei einvernehmlichen Änderungen (geringes Risiko): Für Standardanpassungen ohne erwarteten Streit sind digitale Signaturplattformen effizient. Arbeitgeber sollten die Schriftform jedoch ausdrücklich im neuen Dokument aufheben.
3. Bei kritischen oder strittigen Änderungen: Bei sensiblen Anpassungen wie Arbeitszeitreduzierungen bleibt die handschriftliche Unterschrift der sicherste Weg.
4. Für sichere Zustellung: Statt auf das einfache Einwurf-Einschreiben zu setzen, sollten Unternehmen folgende Wege nutzen:
   • Kurierdienste mit detaillierten Zustellprotokollen.
   • Persönliche Übergabe im Büro gegen Empfangsbestätigung auf einem Doppel.
   • Botenzustellung: Ein zuverlässiger Mitarbeiter bringt das Schreiben zum Briefkasten des Empfängers und dokumentiert Zeit und Ort genau.

Ausblick

Für 2026 wird eine weitere Digitalisierung des Arbeitsrechts erwartet. Die elektronische Erfassung der Arbeitszeit soll nach langen Verzögerungen in der ersten Jahreshälfte verpflichtend werden. Doch solange gesetzliche elektronische Formen die Schriftformerfordernisse des Bürgerlichen Gesetzbuchs nicht vollständig ersetzen, bleibt das physische Stück Papier – und der Nachweis seines konkreten Zugangs – die einzig wirklich unangreifbare Methode im deutschen Arbeitsrecht.

Personalabteilungen sind daher aufgefordert, rechtliche Sicherheit über administrative Geschwindigkeit zu stellen – besonders bei den tausenden Vertragsanpassungen, die der neue Mindestlohn auslöst.

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