Microsoft Word verbessert PDF-Export für barrierefreie Dokumente

Microsoft hat die PDF-Konvertierung in Word und PowerPoint erheblich verbessert. Neue Analysen zeigen: Die integrierten Export-Funktionen bewahren Alternativtexte für Bilder jetzt zuverlässiger als etablierte Drittanbieter-Tools.

Diese Entwicklung könnte entscheidend für Unternehmen und Behörden werden, die auf digitale Barrierefreiheit angewiesen sind. Denn bislang gingen beim Umwandeln von Word-Dokumenten in PDFs oft wichtige Informationen verloren – ein Problem, das besonders sehbehinderte Nutzer traf.

Der Durchbruch liegt in der verbesserten Behandlung von Alternativtexten während der PDF-Erstellung. Eine am 31. Oktober 2025 veröffentlichte Analyse bestätigt: Microsofts “Exportieren”- und “Speichern unter”-Funktionen in Word und PowerPoint erhalten jetzt nahezu alle Alt-Text-Informationen.

Das ist bemerkenswert. Denn selbst komplexe Inhalte wie Diagramme, SmartArt-Grafiken oder WordArt-Objekte werden korrekt übertragen – etwas, womit selbst Adobes bewährte PDF-Tools teilweise Probleme hatten.

Für Nutzer bedeutet das: Die mühsame Nachbearbeitung von PDF-Dokumenten entfällt. Wer seine Word-Dokumente sorgfältig mit Bildbeschreibungen versehen hat, kann darauf vertrauen, dass diese Informationen auch im finalen PDF erhalten bleiben.
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Wettbewerb um Barrierefreiheit verschärft sich

Microsoft setzt damit die Konkurrenz unter Druck. Jahrelang waren Unternehmen auf spezialisierte Software und Plugins angewiesen, um hochwertige, compliance-konforme PDF-Dokumente zu erstellen.

Die Redmonder machen “Barrierefreiheit als Standard” zu ihrem neuen Markenzeichen. Während Adobe und andere Anbieter verstärkt auf KI-Assistenten setzen – für Dokumentzusammenfassungen und automatisierte Bearbeitungsabläufe –, fokussiert sich Microsoft auf die Grundlagen: Inhalte sollen von vornherein zugänglich sein.

Rechtsdruck verstärkt Bedeutung

Der Fokus auf digitale Barrierefreiheit ist kein Marketing-Gag, sondern rechtliche Notwendigkeit. Das amerikanische Behindertenrechtsgesetz (ADA) und der europäische Accessibility Act zwingen Organisationen dazu, ihre digitalen Inhalte für alle nutzbar zu machen.

Fehlende Alternativtexte in PDFs können Dokumente für Screenreader-Nutzer unbrauchbar machen – und Unternehmen in rechtliche Schwierigkeiten bringen. Microsofts Verbesserung macht den barrierefreien Weg zum einfacheren Weg.

Das dürfte Konkurrenten zum Nachziehen zwingen. Branchenexperten erwarten: Der nächste Kampf um Marktanteile bei Produktivitätssoftware wird nicht nur über Features, sondern über nahtlose Compliance-Unterstützung entschieden.

KI wird Barrierefreiheit automatisieren

Die Zukunft gehört intelligenten Dokumentenlösungen, die Erstellung und Compliance-Prüfung verschmelzen lassen. KI-Systeme werden künftig nicht nur Formatierung und Inhalte vorschlagen, sondern auch Barrierefreiheits-Probleme automatisch erkennen und beheben.

Microsofts jüngste Verbesserung setzt neue Standards dafür, was Nutzer von ihren digitalen Arbeitstools erwarten können. Dokumente sollen nahtlos zwischen Formaten wechseln – ohne Datenverlust, ohne Nacharbeit, ohne Kompromisse bei der Zugänglichkeit.