Microsoft: Neue Outlook-Version mit KI-Power und Offline-Modus

Microsoft revolutioniert sein E-Mail-Programm mit einer umfassenden Überarbeitung von Outlook für Windows. Die diese Woche angekündigten Neuerungen setzen auf erweiterte KI-Funktionen und deutlich verbesserte Offline-Nutzung – ein klarer Vorstoß gegen die Konkurrenz von Google.

Im Zentrum der Updates steht die tiefere Integration von Microsofts Copilot-KI sowie ein grundlegend überarbeiteter Offline-Modus. Diese Kombination soll Outlook von einem simplen E-Mail-Client zu einem proaktiven digitalen Assistenten entwickeln.

Copilot übernimmt das Steuer

Die KI-Funktionen gehen weit über einfache Vorschläge hinaus. Eine neue „Zusammenfassen“-Funktion nutzt generative KI, um lange E-Mail-Ketten zu verdichten. Nutzer erfassen so die wichtigsten Punkte einer Unterhaltung, ohne jede Nachricht lesen zu müssen.

Besonders praktisch: Copilot erstellt auch Zusammenfassungen von angehängten Word-Dokumenten, PowerPoint-Präsentationen und PDFs direkt im Lesefenster. Der Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen entfällt.

Die „Posteingang priorisieren“-Funktion analysiert eingehende E-Mails basierend auf Inhalt und den Beziehungen des Nutzers. Sie generiert prägnante Zusammenfassungen, die erklären, warum eine Nachricht wichtig ist. Für Nutzer mit Microsoft 365 Copilot-Lizenz hilft die KI zusätzlich beim Verfassen professioneller Antworten und automatisiert wiederkehrende Aufgaben wie Terminplanung.

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Offline arbeiten ohne Kompromisse

Der überarbeitete Offline-Modus adressiert einen kritischen Bedarf mobiler Professionals. Nutzer können jetzt auch ohne Internetverbindung Anhänge öffnen und speichern, neue Ordner erstellen, Nachrichten löschen und ihren Posteingang organisieren.

Alle offline durchgeführten Aktionen – inklusive neuer E-Mails – werden in einer Warteschlange gespeichert und automatisch synchronisiert, sobald die Internetverbindung wiederhergestellt ist.

Ein Schlüsselelement ist die flexible Offline-Speicherung. In den Einstellungen wählen Nutzer zwischen verschiedenen Zeitfenstern für lokal gespeicherte E-Mails: 7, 30, 90 oder bis zu 180 Tage. Diese deutliche Erweiterung gegenüber bisherigen Limits verbessert nicht nur die ununterbrochene Produktivität, sondern auch die Gesamtperformance der Anwendung.

Produktivitäts-Tools für den Alltag

Neben den Haupt-Features hat Microsoft weitere praktische Funktionen integriert. Das „Sweep“-Tool ermöglicht schnelle Posteingangs-Bereinigung durch spontane Regelerstellung für bestimmte Absender. Die „Pin“-Funktion hält wichtige E-Mails dauerhaft oben im Posteingang sichtbar.

Die Regelverwaltung wurde ebenfalls verbessert. Versucht ein Nutzer, einen Ordner zu löschen, der von einer aktiven E-Mail-Regel verwendet wird, warnt Outlook und fordert zur vorherigen Regelanpassung auf.

Neu ist auch eine „Newsletter“-Funktion für interne Kommunikation. Nutzer können Newsletter direkt in der Anwendung erstellen, verteilen und deren Erfolg verfolgen.

Strategie gegen Google

Diese Updates sind Teil von Microsofts langfristigem Plan, verschiedene E-Mail-Clients – einschließlich der klassischen Desktop-Version und der Windows Mail- und Kalender-Apps – zu einer einheitlichen Plattform zu verschmelzen.

Der aggressive Ausbau der Copilot-Funktionen ist eine klare Antwort auf Googles intensive Integration seiner Gemini-KI in die Workspace-Suite. Microsoft will sicherstellen, dass seine Produktivitäts-Apps an der Innovations-Spitze bleiben.

Ausblick auf die Zukunft

Die Einführung der neuen Outlook-Version erfolgt stufenweise. Microsoft plant, die neue Version als Standard-Client für Microsoft 365-Abonnenten zu etablieren – zunächst mit „Opt-out“-Möglichkeit zurück zur klassischen Version.

Das Unternehmen verspricht mindestens zwölf Monate Vorlaufzeit vor der finalen „Cutover“-Phase, nach der die klassische Version für diese Nutzer nicht mehr verfügbar sein wird.

Besitzer ewiger Microsoft Office-Lizenzen können die klassische Outlook-Anwendung mindestens bis 2029 weiter nutzen. Microsoft arbeitet kontinuierlich an weiteren Verbesserungen, um seine Vision eines einheitlichen, intelligenten und universell zugänglichen Outlook-Erlebnisses zu vollenden.