Kleinunternehmer: Bürokratieabbau trifft auf strengere Regeln

Die Steuererklärung für Kleinunternehmer wird einfacher – doch die neuen Umsatzgrenzen erfordern mehr Eigenverantwortung. Ab diesem Jahr entfällt für Hunderttausende die lästige Umsatzsteuer-Jahreserklärung.

Diese Woche beginnt die Hauptphase der Steuererklärung für 2025. Erstmals profitieren Kleinunternehmer voll von der Vereinfachung durch das Wachstumschancengesetz. Die bisher verpflichtende Umsatzsteuer-Jahreserklärung entfällt für die meisten Betriebe. Ein Paradigmenwechsel nach Jahrzehnten.

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Bisher mussten Kleinunternehmer zwar keine monatlichen Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben. Die jährliche Erklärung zur Bestätigung ihres Status blieb jedoch Pflicht – oft mit nur zwei Zahlen: Umsatz aktuelles und vorheriges Jahr.

Seit dem Steuerjahr 2025 (Erklärung 2026) ist diese Formalität für die meisten abgeschafft. Die Überprüfung erfolgt jetzt primär über die Einkommensteuererklärung. Dort werden die Umsätze in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ohnehin angegeben.

Doch es gibt Ausnahmen. Eine Umsatzsteuererklärung bleibt verpflichtend bei:
* Grenzüberschreitenden Geschäften innerhalb der EU mit Umsatzsteuer-Identnummer
* Ausdrücklicher Aufforderung des Finanzamts bei Unstimmigkeiten
* Freiwilligem Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung

Neue Umsatzgrenzen: 25.000 und 100.000 Euro

Die Reform brachte auch höhere Umsatzschwellen, angepasst an EU-Vorgaben. Für das laufende Jahr 2026 gelten:

• Vorjahresgrenze: 25.000 Euro (vorher 22.000 Euro) – Umsatz 2025 entscheidet über Status 2026
• Jahresgrenze: 100.000 Euro (vorher 50.000 Euro) – die kritische Schwelle

Achtung: Die 100.000-Euro-Grenze ist hart. Wurde früher die 50.000-Euro-Marke prognostiziert, gilt jetzt: Wird sie im Laufe des Jahres überschritten, endet der Kleinunternehmerstatus sofort. Ab diesem Zeitpunkt muss Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Unwissenheit schützt nicht vor Steuernachforderungen.

EU-weite Anwendung erleichtert

Seit 1. Januar 2025 können deutsche Kleinunternehmer auch in anderen EU-Ländern steuerbefreit agieren – vorausgesetzt:

1. Der EU-weite Umsatz bleibt unter 100.000 Euro jährlich
2. Die nationale Kleinunternehmerschwelle des Ziellands wird eingehalten (z.B. 85.000 Euro in Frankreich)

Das “grenzüberschreitende Kleinunternehmer”-Modell erfordert eine spezielle Registrierung über das BOP-Portal. Dafür entfällt die Umsatzsteuerregistrierung in jedem EU-Land mit geringen Verkäufen.

Das “grenzüberschreitende Kleinunternehmer”-Modell erfordert eine spezielle Registrierung über das BOP-Portal. Dafür entfällt die Umsatzsteuerregistrierung in jedem EU-Land mit geringen Verkäufen.

Weniger Papier, mehr Eigenkontrolle

Die Abschaffung der Jahreserklärung ist Teil des Bürokratieentlastungsgesetzes IV und des Wachstumschancengesetzes. Die Finanzämter digitalisieren ihre Prüfprozesse und konzentrieren sich auf komplexe Fälle statt auf Null-Erklärungen.

Steuerberater warnen jedoch: Die Vereinfachung verlagert Verantwortung auf die Unternehmer. Ohne die jährliche Formalprüfung müssen Betriebe ihre Umsatzentwicklung strenger selbst überwachen – besonders die kritische 100.000-Euro-Marke.

Ausblick: Die E-Rechnung kommt

2026 steht die nächste Veränderung an: die E-Rechnung. Seit 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer, elektronische Rechnungen empfangen und archivieren können.

Das Ausstellen von E-Rechnungen bleibt für Kleinunternehmer zwar bis 2028 übergangsweise freiwillig. Viele stellen jedoch schon jetzt um, um professioneller aufgestellt zu sein.

Die Botschaft für die Steuererklärung 2025 ist klar: Weniger Papierkram, aber schärfere Spielregeln. Gründliche Buchführung bleibt essenziell – auch wenn das Formular wegfällt.

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