Höhere Pauschalen für Geschäftsreisen ins Ausland treten in Kraft

Ab heute gelten neue, teils deutlich erhöhte steuerfreie Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen für internationale Dienstreisen deutscher Unternehmen. Das Bundesfinanzministerium (BMF) reagiert damit auf weltweit gestiegene Lebenshaltungskosten. Während die Inlandssätze unverändert bleiben, müssen sich HR- und Reisekostenabteilungen auf höhere Ausgaben und aktualisierte Abrechnungspraxis einstellen.

Deutliche Erhöhungen für wichtige Wirtschaftspartner

Die Anpassungen betreffen vor allem wichtige Zielländer für deutsche Geschäftsreisende. Die neuen Pauschalen ermöglichen es Arbeitgebern, ihre Mitarbeiter steuerfrei höher zu entschädigen, um die real gestiegenen Kosten abzudecken.

Für Reisen in die Niederlande steigt die 24-Stunden-Pauschale auf 58 Euro (2025: 47 Euro). Die Pauschale für Abwesenheiten über acht Stunden liegt nun bei 39 Euro. Die Übernachtungspauschale macht sogar einen Sprung auf 167 Euro.

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Auch die Schweiz wird teurer: Die Verpflegungspauschale für einen vollen Tag erhöht sich auf 70 Euro, die Teiltagspauschale auf 47 Euro. Für eine Hotelübernachtung können nun 195 Euro steuerfrei erstattet werden.

Weitere bedeutende Erhöhungen ab dem 1. Januar 2026:
* Irland: 24-Stunden-Pauschale steigt auf 64 Euro; Übernachtung auf 164 Euro.
* Vereinigte Arabische Emirate: Die Tagessatz steigt deutlich auf 81 Euro; die Übernachtungspauschale liegt bei 169 Euro.
* Hongkong: Hier sind sogar 83 Euro für Verpflegung und 209 Euro für Übernachtung fällig.

Für Länder, die nicht explizit in der BMF-Liste vom Dezember 2025 aufgeführt sind, gelten in der Regel weiterhin die Werte des Vorjahres oder die Pauschale für „Sonstige Länder“. Steuerexperten raten zu einer Überprüfung der vollständigen Länderliste.

Inlandspauschalen stagnieren, Sachbezugswerte steigen

Im Gegensatz zu den Auslandssätzen bleiben die Pauschalen für Dienstreisen innerhalb Deutschlands im Jahr 2026 unverändert. Der steuerfreie Verpflegungsmehraufwand für 24 Stunden Abwesenheit beträgt weiterhin 28 Euro, für mehr als acht Stunden 14 Euro.

Eine wichtige Neuerung betrifft jedoch die Sachbezugswerte. Diese werden benötigt, um geldwerte Vorteile wie kostenlose Verpflegung oder Unterkunft zu bewerten. Sie sind ab heute ebenfalls erhöht und wirken sich auf die Abrechnung aus.

Neue Sachbezugswerte für 2026:
* Monatlicher Mahlzeitenwert: Erhöht sich auf 345 Euro (2025: 333 Euro).
* Aufgeschlüsselt pro Kalendertag: Frühstück 2,37 Euro, Mittag-/Abendessen 4,57 Euro.
* Unterkunft: Der monatliche Wert für kostenloses Wohnen steigt auf 285 Euro.

Diese Werte sind entscheidend für die korrekte Kürzung von Verpflegungspauschalen. Wird dem Mitarbeiter beispielsweise ein kostenloses Frühstück im Hotel gestellt, muss die steuerfreie Pauschale um 20 % des vollen Tagessatzes gekürzt werden. Bei einem gestellten Mittag- oder Abendessen sind es 40 %.

Dringender Handlungsbedarf für Personalabteilungen

Für Unternehmen bedeutet der Jahreswechsel akuten Anpassungsbedarf. Reisekostensoftware und Abrechnungssysteme müssen umgehend auf die neuen Tabellenwerte aktualisiert werden. Steuerberater warnen: Werden veraltete Sätze verwendet, drohen fehlerhafte Lohnsteueranmeldungen und Risiken bei Betriebsprüfungen.

„Die schnelle Integration der 2026er Länderliste in die Abrechnungssysteme ist zwingend erforderlich“, so die einhellige Meinung von Experten. Während große Cloud-Lösungen Updates oft automatisch einspielen, sind manuelle Prüfungen insbesondere bei firmenindividuellen Excel-Lösungen ratsam.

Rechtssicherheit gibt die Zustimmung des Bundesrates zur entsprechenden Sozialversicherungsverordnung am 19. Dezember 2025. Unternehmen können die Januar-Abrechnungen nun auf dieser Basis durchführen.

Zwiespältige Bilanz für die Unternehmensfinanzen

Die höheren Pauschalen sind für die Betriebe ein zweischneidiges Schwert. Einerseits verbessern sie die Mitarbeiterzufriedenheit, da Reisekosten nun realistischer erstattet werden. Andererseits steigen die Ausgaben für international aktive Firmen spürbar.

Während die eingefrorenen Inlandssätze die Kosten für nationale Reisen deckeln, müssen exportstarke Mittelständler ihre Auslandsreisebudgets überprüfen. Zudem erhöhen die neuen Sachbezugswerte leicht die steuerliche Belastung von geldwerten Vorteilen wie Kantinenessen oder Werkswohnungen. Für das Reisekostenmanagement steht 2026 somit im Zeichen der Inflation.

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