Google: KI übernimmt die Terminplanung

Google startet heute eine neue Gemini-KI-Funktion in Gmail und Google Calendar, die das mühsame Hin und Her bei der Terminvereinbarung automatisieren soll. Das Tool namens „Help me schedule“ nutzt künstliche Intelligenz für die Koordination von Einzelgesprächen – ein weiterer Schritt der Tech-Riesen, KI tiefer in alltägliche Produktivitätssoftware zu integrieren.

Die Entwicklung erfolgt inmitten zahlreicher Fortschritte bei KI-gestützten Assistenten und markiert einen wichtigen Wandel: von passiven digitalen Kalendern hin zu proaktiven, intelligenten Planungsplattformen. Diese versprechen, Nutzern jede Woche mehrere Stunden zu ersparen.

Das Ende der „Wann hast du Zeit?“-E-Mail-Ketten

Googles neues Tool greift ein universelles Problem der beruflichen Kommunikation auf: endlose E-Mail-Threads, um einen gemeinsamen Termin zu finden. Erkennt Gmails KI in einer E-Mail-Unterhaltung die Absicht, ein Meeting zu vereinbaren, erscheint ein „Help me schedule“-Button im Entwurf.

Klickt der Nutzer darauf, analysiert Gemini die Verfügbarkeit im Google Calendar und den E-Mail-Kontext, um optimale Terminvorschläge zu machen. Bittet beispielsweise ein Kollege um ein „30-minütiges Gespräch nächste Woche“, zeigt das Tool verfügbare halbstündige Zeitblöcke an. Diese Vorschläge lassen sich direkt in die E-Mail einfügen.

Wählt der Empfänger eine Zeit aus, wird der Termin automatisch in beide Kalender eingetragen – ohne weitere manuelle Schritte. Die Funktion zielt speziell auf die Koordination mit Personen außerhalb der eigenen Organisation ab, wo Kalender normalerweise nicht einsehbar sind.

Umkämpfter Markt intelligenter Terminplaner

Obwohl Googles direkte Integration in Gmail und Calendar bedeutsam ist, sind KI-Planungsassistenten nicht neu. Start-ups und etablierte App-Entwickler innovieren seit Jahren in diesem Bereich und schaffen ausgeklügelte Tools, die über einfache Zeitblockierung hinausgehen.

Apps wie Motion und Reclaim.ai fungieren als virtuelle Assistenten und nutzen KI, um automatisch den gesamten Arbeitstag zu organisieren: Sie priorisieren Aufgaben, planen Fokuszeiten und passen den Kalender dynamisch bei Konflikten an. Motion kombiniert beispielsweise Kalender, Projektmanager und Meeting-Planer in einer Plattform und nutzt maschinelles Lernen, um produktive Zeiten vorherzusagen.

Die Task-Management-App Todoist bietet KI-Features, die vorschlagen, wie sich große Aufgaben in kleinere, handhabbare Unteraufgaben aufteilen lassen. Diese Tools verbinden sich oft mit mehreren Kalender-Plattformen wie Google, Outlook und iCloud, um einen einheitlichen, intelligenten Terminplan zu erstellen.

Von automatischen Erinnerungen zu proaktiven Assistenten

Die Evolution digitaler Kalender war rasant – von statischen Online-Planern zu dynamischen, vorausschauenden Tools. Frühe KI-Integrationen konzentrierten sich auf intelligente Terminvorschläge und automatische Reisezeit-Blöcke durch Karten-Integration.

Jetzt drängt die Branche zu wirklich autonomer „agentischer KI“, die komplexe Arbeitsabläufe mit minimalem menschlichen Eingriff verwalten kann. Microsofts Copilot wird tief in die 365-Suite integriert und ermöglicht es der KI, E-Mail-Threads vor Meetings zusammenzufassen, relevante Dokumente abzurufen und Aufgaben across Outlook und Teams zu verwalten.

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Das „Workslop“-Problem und seine Folgen

Dieser Vorstoß für KI-verstärkte Produktivität zielt auf ein messbares Problem: Laut einer aktuellen Studie verbringen 43 Prozent der Berufstätigen über drei Stunden pro Woche allein mit der Terminplanung. Durch die Automatisierung dieser Verwaltungsaufgaben wollen Unternehmen wie Google und Microsoft wertvolle Zeit für inhaltliche Arbeit freisetzen.

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Doch die Verbreitung von KI am Arbeitsplatz bringt auch Herausforderungen mit sich. Forscher identifizierten ein neues Phänomen namens „Workslop“ – KI-generierte Arbeit, die poliert aussieht, aber substanzlos oder ungenau ist. Eine gemeinsame Studie ergab, dass fast 40 Prozent der US-Angestellten kürzlich solchen „Workslop“ erhalten hatten, was das Vertrauen unter Kollegen minderte.

Ausblick: Der Kalender als persönlicher Stabschef

Der digitale Kalender wird künftig weniger ein Tool sein, das man verwaltet, sondern vielmehr ein persönlicher Stabschef, der einen verwaltet. Zukünftige Entwicklungen dürften sich auf noch tiefere Integration und ausgeklügeltere KI-Agenten konzentrieren, die Mehrpersonen-Terminplanung, komplexe Projektplanung und sogar proaktive Aufgabendelegation bewältigen können.

Mit leistungsstärkeren KI-Modellen werden diese ein reicheres Verständnis für Kontext, Prioritäten und persönliche Arbeitsmuster entwickeln – und damit hyperpersonalisierte Terminoptimierung ermöglichen. Googles heutige Ankündigung ist nicht nur ein Update für eine Kalender-App: Es ist ein klares Signal, dass die Ära des vollautomatisierten, KI-gesteuerten Arbeitstags schnell näher rückt.