eAIR-Register: Mehr Transparenz, mehr Bürokratie

Ab sofort müssen deutsche Behörden jede noch so kleine Förderung in ein neues EU-Register melden. Das soll Wettbewerbsverzerrungen stoppen, bringt aber vor allem Kommunen an ihre Grenzen.

Seit dem 1. Januar 2026 gilt in Deutschland eine neue Ära der Transparenz – und der Bürokratie. Öffentliche Stellen, die sogenannte De-minimis-Beihilfen vergeben, müssen diese verpflichtend in ein zentrales EU-Register namens eAIR (electronic Aid Register) eintragen. Diese Meldepflicht markiert einen Systemwechsel: Bislang waren die Unternehmen selbst dafür verantwortlich, ihre erhaltenen Förderungen zu deklarieren, um die gesetzlichen Höchstgrenzen einzuhalten. Jetzt liegt die Compliance-Last bei den Zuschussgebern.

Vom Selbstauskunft zur Behördenpflicht

Die rechtliche Grundlage bilden aktualisierte EU-Verordnungen. Ziel ist ein transparentes und EU-weit einsehbares System, das sicherstellen soll, dass kein Unternehmen die kumulierten Fördergrenzen überschreitet. Diese liegen für die meisten Branchen bei 300.000 Euro innerhalb eines rollierenden Dreijahreszeitraums. Für Dienstleistungen von allgemeinem wirtschaftlichem Interesse (DAWI) gilt eine höhere Schwelle von 750.000 Euro.

Viele Behörden und Kommunen unterschätzen, wie umfassend das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO sein muss — gerade wenn neue Register wie das EU-eAIR personenbezogene Zuschussdaten zentral speichern. Fehlt ein vollständiges, prüfungssicheres Verzeichnis, drohen aufwändige Nachfragen und Bußgelder. Eine kostenlose, editierbare Excel-Vorlage mit Schritt-für-Schritt-Anleitung hilft Datenschutzbeauftragten und Fachabteilungen, das Verzeichnis zügig und korrekt aufzubauen — inklusive Tipps zur Dokumentation von Rechtsakten und Bewilligungen. Verarbeitungsverzeichnis-Vorlage kostenfrei herunterladen

Die meldepflichtigen Stellen – von Bundesministerien über Landesbehörden bis hin zu kleinen Gemeinden – müssen jeden Zuschuss innerhalb von 20 Arbeitstagen nach rechtlicher Bewilligung digital erfassen. Entscheidend ist nicht der Auszahlungszeitpunkt, sondern der Tag der Zusage. Erfasst werden müssen unter anderem der Name des begünstigten Unternehmens, die Fördersumme, das Bewilligungsdatum und der Rechtsakt.

Verwirrung auf kommunaler Ebene

Die Umstellung erfolgt schrittweise. Während die Meldepflicht für die allgemeine und die DAWI-De-minimis-Verordnung bereits gilt, folgt der primäre Agrarsektor erst 2027. Trotz einer Testphase im Spätjahr 2025 herrscht vor allem in den Kommunen Verwirrung.

Viele Gemeinden fühlen sich von der Komplexität des Prozesses überfordert. Kritik gibt es an mangelnder, klarer deutschsprachiger Anleitung vor dem Starttermin. In einer Übergangsphase von bis zu drei Jahren wird das alte System der Unternehmensselbstauskunft parallel weiterlaufen, bis das eAIR-Register einen vollständigen Überblick über alle erhaltenen Beihilfen liefern kann.

Langfristige Entlastung, kurzfristiger Aufwand

Aus Brüsseler Sicht ist das Register ein strategischer Schritt für einen fairen Binnenmarkt. Langfristig soll es Unternehmen entlasten, die künftig nicht mehr jede Mini-Förderung selbst tracken müssen. Der kurzfristige Preis ist jedoch ein massiv gestiegener Verwaltungsaufwand für tausende fördervergebende Stellen in Deutschland.

Die Zukunft soll einfacher werden: Für 2026 ist die Entwicklung einer Schnittstelle (API) geplant, die einen automatisierten Massenupload aus den Behördensystemen ermöglicht. Bis dahin bleibt die korrekte Umsetzung die größte Herausforderung – besonders für die kleinsten Akteure im Förderdschungel.

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