E-Rechnungspflicht: Empfangspflicht gemeistert – jetzt droht der härtere Test

Die erste Phase der deutschen E-Rechnungspflicht läuft überraschend reibungslos. Doch ab 2027 wird es ernst: Dann müssen auch die Rechnungen selbst digital verschickt werden. Und darauf sind viele Unternehmen noch nicht vorbereitet.

Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtet, elektronische Rechnungen nach dem Standard EN 16931 zu empfangen und zu verarbeiten. Was zunächst wie eine zusätzliche bürokratische Hürde wirkte, hat sich für viele Betriebe als Digitalisierungsschub entpuppt. Die Softwarebranche meldet für 2025 eine stark gestiegene Nachfrage nach Modulen zur Verarbeitung strukturierter Rechnungsdaten.

„Viele unserer Anwender wollten technisch gerüstet sein, um elektronische Lieferantenrechnungen zu empfangen, und betrachten die Verarbeitung eingehender E-Rechnungen mittlerweile als Pflicht, die ihnen erhebliche Zeitvorteile bringt”, erklärt der Warenwirtschafts-Softwareanbieter Signum in einer Pressemitteilung vom 1. Dezember 2025. Die Pflicht zum Empfang hat offenbar eine Modernisierungswelle in den Buchhaltungsabteilungen ausgelöst.

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Das Bundesfinanzministerium hat die regulatorischen Rahmenbedingungen im Laufe des Jahres kontinuierlich nachgeschärft. Nach dem grundlegenden BMF-Schreiben vom Oktober 2024 folgte im Oktober 2025 eine weitere Klarstellung zu praktischen Umsetzungsfragen.

Eine zentrale Botschaft: Ein einfacher E-Mail-Posteingang reicht zum Empfangen einer E-Rechnung aus. Bei der Verarbeitung muss jedoch gewährleistet sein, dass die strukturierten Daten erhalten bleiben und genutzt werden können. Besonders beliebt haben sich Hybridformate wie ZUGFeRD 2.x erwiesen, die ein für Menschen lesbares PDF mit maschinenlesbaren XML-Daten kombinieren.

2027 wird zum Härtetest

Während 2025 ganz im Zeichen des Rechnungsempfangs stand, richtet sich der Blick Ende des Jahres bereits auf die nächste – und deutlich anspruchsvollere – Phase: die Versandpflicht. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro ihre B2B-Rechnungen elektronisch ausstellen. Kleinere Betriebe folgen ein Jahr später zum 1. Januar 2028.

Derzeit läuft noch eine Übergangsphase, in der Papier- und einfache PDF-Rechnungen erlaubt sind – sofern der Empfänger zustimmt. Doch Experten warnen eindringlich davor, diese Schonfrist als Verschnaufpause zu missbrauchen. „Es ist ratsam, sich bereits im kommenden Jahr auf die Rechnungsstellung nach dem europäischen Standard EN 16931 vorzubereiten”, empfiehlt Signum.

Die Umstellung auf den elektronischen Versand erfordert deutlich mehr als die bisherige Empfangsinfrastruktur. Notwendig sind saubere Stammdaten und eine robuste ERP-Integration – eine Herausforderung, die besonders kleinere Unternehmen in den kommenden 12 bis 24 Monaten vor erhebliche Probleme stellen könnte.

Deutschland im europäischen Aufholprozess

Mit der E-Rechnungspflicht zieht Deutschland nach. Länder wie Italien und Frankreich haben längst verpflichtende digitale Rechnungssysteme im B2B-Bereich etabliert. Die deutsche “Nur-Empfang”-Phase 2025 war als sanfter Einstieg konzipiert: Alle Betriebe sollten zunächst lernen, digitale Rechnungen zu akzeptieren, bevor sie selbst welche erstellen müssen.

Dieser Ansatz scheint aufzugehen. Die befürchteten Reibungsverluste blieben weitgehend aus, nicht zuletzt dank der breiten Verfügbarkeit kompatibler ERP-Updates. XRechnung und ZUGFeRD sind mittlerweile Standard – keine Premium-Zusatzfunktion mehr.

Doch der nächste Schritt ist steiler. Während die Empfangsinfrastruktur nun steht, wird 2026 zum entscheidenden Vorbereitungsjahr. Unternehmen, die diese Zeit nicht nutzen, könnten 2027 in ernsthafte Schwierigkeiten geraten. Das BMF wird voraussichtlich im Laufe des kommenden Jahres weitere technische Details zum geplanten elektronischen Meldesystem veröffentlichen – dem eigentlichen Endziel dieser Digitalisierungsoffensive.

Die Ära der Papierrechnung im deutschen B2B-Geschäft geht unweigerlich zu Ende. Wer jetzt nicht handelt, verpasst den Anschluss.

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