E-Rechnung: Länder gewähren letzte Atempause für Unternehmen

Während sich das Jahr 2025 dem Ende zuneigt, stehen Unternehmen weltweit unter Druck: Ab dem 1. Januar 2026 treten neue digitale Berichtspflichten in Kraft. Doch jüngste Anpassungen in Malaysia und Portugal zeigen, dass die Behörden Rücksicht auf die Wirtschaft nehmen.

Für malaysische Unternehmen beginnt das neue Jahr mit einer wichtigen Änderung. Die vierte Phase der nationalen E-Rechnungs-Pflicht startet am 1. Januar 2026. Ursprünglich sollte sie mehr Firmen erfassen, doch die Regierung passte die Pläne an.

Nun sind nur noch Unternehmen mit einem Jahresumsatz zwischen umgerechnet etwa 190.000 und 950.000 Euro verpflichtet, elektronische Rechnungen zu erstellen. Eine Ankündigung von Premierminister Anwar Ibrahim Mitte Dezember hob die Freigrenze von ursprünglich 95.000 Euro auf 190.000 Euro an. Mikrounternehmen und kleinere KMU sind damit vorerst von der Pflicht befreit.

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Für die betroffenen Firmen gilt eine sechsmonatige Schonfrist bis zum 30. Juni 2026. In dieser Zeit können sie konsolidierte E-Rechnungen ausstellen und ihre Prozesse anpassen, ohne sofort mit Strafen rechnen zu müssen.

Portugal verlängert Übergangsfrist für PDF-Rechnungen

In Europa atmen vor allem kleine und mittlere Unternehmen vorerst auf. Portugal hat bestätigt, dass einfache PDF-Rechnungen auch 2026 noch als gültige elektronische Rechnungen anerkannt werden.

Eigentlich sollte ab Januar eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) auf allen PDF-Rechnungen Pflicht werden. Das Parlament verschob diese Frist nun um ein ganzes Jahr, bis zum 31. Dezember 2026. Diese Verlängerung ist entscheidend für Unternehmen, die noch auf veraltete Systeme setzen.

Sie gewinnt Zeit, um auf die ab 2027 verbindlich vorgeschriebenen, gesicherten Dokumentenformate umzustellen. Auch die Abgabe der jährlichen Steuerdatei (SAF-T) für das Geschäftsjahr 2026 wurde auf 2028 verschoben.

Software-Anbieter rüsten für mehr Sicherheit

Während die Regeln strenger werden, passen Software-Hersteller ihre Produkte an. Foxit veröffentlichte am 19. Dezember ein großes Update für seinen PDF Editor v2025.3. Der Fokus liegt auf Compliance und Datenschutz.

Die neue Version bietet eine verbesserte Integration mit Microsoft Sensitivity Labels und Azure Information Protection. Nutzer können Sicherheitsklassifizierungen direkt im PDF-Dokument anwenden und einsehen. Das ist besonders für Auftragnehmer der öffentlichen Hand relevant, die mit sensiblen Rechnungsdaten umgehen.

Zudem gibt es neue Funktionen für die Einwilligungserfassung bei gemeinsamen Dokumentenprüfungen. So soll die Einhaltung von Datenschutzvorgaben wie der DSGVO gewährleistet werden.

Polen startet Echtzeit-System im Februar

Der Blick richtet sich bereits auf den Februar 2026. Dann führt Polen eines der umfassendsten digitalen Systeme in der EU ein. Ab dem 1. Februar müssen große Steuerzahler das nationale E-Rechnungssystem KSeF nutzen.

Im Gegensatz zu vielen “Post-Audit”-Modellen erfordert KSeF eine Echtzeit-Validierung der Rechnung über ein Regierungsportal, bevor sie ausgestellt wird. Polnische Unternehmen befinden sich in der finalen Testphase, um ihre Schnittstellen anzupassen und sicherzustellen, dass ihre Tools die spezifischen XML-Strukturen des Finanzministeriums erzeugen können.

Analyse: Strategische Pause vor dem digitalen Zwang

Die Entwicklungen Ende 2025 zeigen ein pragmatisches Vorgehen der Regierungen weltweit. Der digitale Modernisierungszwang wird mit den wirtschaftlichen Realitäten der kleinen und mittleren Unternehmen abgewogen.

Die Anpassungen in Malaysia und Portugal sind jedoch keine Kehrtwende, sondern eine strategische Pause. Das Ziel bleibt klar: Die einfache PDF-Rechnung wird zum Auslaufmodell. Der Trend geht hin zu strukturierten Daten wie XML, bei denen das PDF nur noch die visuelle Darstellung ist.

“2026 wird ein Jahr hybrider Workflows sein, in dem PDF und XML koexistieren, bevor unstrukturierte Daten endgültig abgeschaltet werden”, kommentiert das Global VAT Compliance-Netzwerk.

Die Zukunft gehört automatisierten, verifizierten digitalen Transaktionen. Unternehmen sollten die gewonnene Zeit jetzt nutzen, um robuste Lösungen zu implementieren, die den Anforderungen der kommenden Jahre gewachsen sind.

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