E-Rechnung: Klarheit für Kleinbeträge und Reisekosten

Die Pflicht zur elektronischen Rechnung wird strenger – doch für Alltagskäufe und Bahntickets gelten wichtige Ausnahmen. Das Bundesfinanzministerium hat kurz vor Jahresende die Regeln für 2026 präzisiert und damit für Planungssicherheit gesorgt.

Eine der wichtigsten Nachrichten für den Geschäftsalltag: Die Bagatellgrenze für Kleinbetragsrechnungen bleibt erhalten. Rechnungen mit einem Bruttobetrag bis zu 250 Euro sind auch 2026 von den strengen E-Rechnungsstandards befreit. Das gab das Bundesfinanzministerium (BMF) in einem Schreiben vom 18. Dezember bekannt.

„Die Beibehaltung der 250-Euro-Grenze ist ein wichtiges Druckventil für die Buchhaltung“, kommentieren Steuerexperten. Praxisrechnungen für Büromaterial, kleine Reparaturen oder Bewirtung unter dieser Schwelle können weiterhin als einfaches PDF oder Papierbeleg verarbeitet werden. Sie müssen nicht im strukturierten Datenformat wie XRechnung oder ZUGFeRD vorliegen.

Diese Regelung schließt eine digitale Lücke im Einzelhandel. Denn viele Kassensysteme an Tankstellen, Baumärkten oder Restaurants sind noch nicht in der Lage, sofort eine XML-basierte E-Rechnung auszustellen. Die Ausnahme verhindert so einen Compliance-Stau bei spontanen Geschäftseinkäufen.

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Reisekosten: Ticket ist nicht gleich Rechnung

Die Behandlung von Reisekosten bereitete Unternehmensreisenden 2025 Kopfzerbrechen. Die neuen Klarstellungen ziehen nun eine deutliche Trennlinie zwischen Fahrkarten und anderen Reisekosten.

Fahrkarten sind grundsätzlich befreit

Tickets für den öffentlichen Verkehr – also Bahn, Flug oder Nahverkehr – gelten als Fahrausweise und nicht als kaufmännische Rechnungen. Sie unterliegen damit nicht der E-Rechnungspflicht, unabhängig vom Betrag. Ein Papier- oder PDF-Ticket bleibt ein gültiger Beleg für den Vorsteuerabzug, sofern die erforderlichen Steuerinformationen enthalten sind.

Die Hotel-Falle

Anders sieht es bei Hotelrechnungen aus. Hier gilt die Bagatellregelung:
* Unter 250 Euro: Sie zählt als Kleinbetragsrechnung; ein einfaches PDF genügt.
* Über 250 Euro: Bei einer Inlands-B2B-Rechnung muss das Hotel eine konforme E-Rechnung ausstellen können.

Da die Empfangspflicht für elektronische Rechnungen seit 1. Januar 2025 gilt, müssen Geschäftsreisende bei Hotelaufenthalten über der Grenze auf das richtige Format achten. Ein simples PDF von der Rezeption reicht für den Vorsteuerabzug rechtlich nicht mehr aus – es sei denn, das Hotel profitiert noch von Übergangsfristen.

BMF-Schreiben bringt letzte Klarstellungen für 2025

Wie der DATEV-Report vom 22. Dezember bekanntgab, hat das Bundesfinanzministerium mit dem Schreiben vom 18. Dezember 2025 die Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) final ergänzt. Während die Grundsatzregelung vom 15. Oktober die technischen Validierungs- und Formatvorgaben festlegte, präzisiert die Dezember-Novelle redaktionelle Details und Nischenausnahmen.

Die Aktualisierung unterstreicht die Stabilität des Rahmens für 2026. Zwar gilt die Ausgabepflicht für E-Rechnungen erst ab 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz, doch die technischen Anforderungen für Validierung und Archivierung sind bereits voll wirksam. Das BMF bestätigt, dass „Hybrid“-Formate wie ZUGFeRD 2.x die pragmatische Lösung der Wahl bleiben.

Ein Jahr E-Rechnungspflicht: Zwischenbilanz

Deutschland befindet sich seit einem Jahr im Übergang zur elektronischen Rechnung, eingeleitet durch das Wachstumschancengesetz. Seit Jahresbeginn 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.

Die Reaktionen des Markts sind durchmischt. Während Großunternehmen früh auf EDI und XRechnung setzten, mussten viele KMU 2025 ihre ERP-Systeme nachrüsten. Die „Sonderregeln“ für Kleinbeträge und Reisebelege erwiesen sich als wichtige Puffer, die das System vor einer Flut von Mikrotransaktionen bewahren.

„Das erste Jahr galt der technischen Empfangsbereitschaft“, erklärt ein Branchenanalyst. „2026 wird das Jahr, in dem das Volumen der ausgehenden E-Rechnungen spürbar steigt – freiwillig, bevor die Fristen 2027/2028 es vorschreiben.“

Ausblick: Der Weg bis 2027

Unternehmen sollten die aktuellen Erleichterungen nicht als dauerhafte Digitalisierungspause missverstehen. Die Übergangsfrist, die die Ausgabe von Papier-/PDF-Rechnungen im B2B-Bereich erlaubt, läuft bis zum 31. Dezember 2026.

Ab dem 1. Januar 2027 ändert sich die Lage grundlegend:
* Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro müssen dann E-Rechnungen für B2B-Transaktionen ausstellen.
* Die Ausnahmen für Kleinbeträge (<250 Euro) und Fahrkarten bleiben voraussichtlich bestehen, doch der Druck bei „mittleren“ Rechnungen steigt.

Bis dahin können Buchhaltungen durchatmen. Die Bestätigung der Ausnahmen bedeutet, dass die „Schuhkarton“-Methode für Kleinbetragsbelege mindestens ein weiteres Jahr funktioniert. Unternehmen können sich so auf die Digitalisierung ihrer Kernprozesse konzentrieren.

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