E-Rechnung: Archivierung wird 2026 flexibler und technischer

Deutsche Unternehmen müssen ihre digitale Archivierung zum Jahreswechsel anpassen. Neue Aufbewahrungsfristen und technische Standards verändern die Spielregeln für Rechnungen und Belege grundlegend.

Eine zentrale Neuerung betrifft die Aufbewahrungsdauer. Seit diesem Jahr gilt für Buchungsbelege nur noch eine gesetzliche Frist von acht statt bisher zehn Jahren. Das berichtete die Zittauer Zeitung am 24. Dezember 2025.

Für Büroleiter und Buchhalter, die jetzt Archive entrümpeln, hat das konkrete Auswirkungen. Dokumente aus dem Jahr 2017, die nach altem Recht bis Ende 2027 hätten aufbewahrt werden müssen, können nun bereits Ende 2025 gelöscht werden – sofern keine laufenden Prüfungen oder andere Zehnjahresfristen greifen.

„Viele Verbraucher und Selbstständige archivieren entweder zu kurz – mit teuren Folgen – oder viel zu lang“, stellte die Zeitung fest. Die verkürzte Frist soll Lagerkosten und Datenvolumen reduzieren. Ein wichtiger Faktor, da Unternehmen durch die E-Rechnungspflicht immer größere digitale Datensätze ansammeln.

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GoBD-Änderung: XML-Daten werden zum Original

Die Jahresabschlüsse 2025 sind die ersten unter der überarbeiteten GoBD. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hatte die Grundsätze zur elektronischen Buchführung am 14. Juli 2025 grundlegend novelliert.

Die Änderung betrifft vor allem hybride Rechnungsformate wie ZUGFeRD. Das BMF stellte klar: Für steuerliche Zwecke ist der strukturierte Datensatz (XML) das führende Dokument.

• XML ist Pflicht: Unternehmen müssen den strukturierten Datenteil der E-Rechnung archivieren. Diese Datei gilt bei Steuerprüfungen als Original.
• PDF ist meist optional: Die menschenlesbare PDF-Komponente einer ZUGFeRD-Rechnung muss nicht mehr archiviert werden – es sei denn, sie enthält steuerrelevante Informationen, die nicht im XML stehen.

Dieser „Data-First“-Ansatz zwingt IT-Abteilungen zum Umdenken. Archivierungssysteme müssen nun die XML-Ebene eingehender Rechnungen indexieren, nicht nur das PDF speichern.

Technisches Update: ZUGFeRD 2.4 schließt Lücke

Kurz vor den Feiertagen kam ein wichtiges technisches Update hinzu. Das Forum für elektronische Rechnungen Deutschland (FeRD) veröffentlichte Anfang Dezember 2025 ZUGFeRD 2.4.

Die neue Version behebt eine kritische Lücke bei der digitalen Abrechnung von Positionen. Erstmals ermöglicht sie die steuerkonforme Abbildung strukturierter Unterpositionen. Bisher waren komplexe Abrechnungsszenarien mit Bündeln, Zuschlägen oder detaillierten Rabatten nur schwer revisionssicher abbildbar.

Für die digitale Büroorganisation bedeutet das: Archivierungssoftware muss aktualisiert werden, um diese neuen Schemafelder korrekt zu lesen. Unternehmen mit veralteter Parsing-Logik riskieren, Daten zu archivieren, die die Steuerdetails komplexer B2B-Transaktionen nicht vollständig abbilden.

Die „hybride“ Falle: Übergangsphase birgt Risiken

Der Übergang ins Jahr 2026 markiert die Halbzeit der deutschen E-Rechnungseinführung. Während die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen seit 1. Januar 2025 gilt, besteht für das Versenden noch eine Übergangsfrist.

Experten warnen vor den Risiken dieser „hybriden“ Phase. Unternehmen erhalten derzeit einen Mix aus XRechnung (reines XML), ZUGFeRD (PDF+XML) und herkömmlichen PDF- oder Papierrechnungen. Diese Uneinheitlichkeit gefährdet die Archivierungskonformität.

Die IHK und Steuerberater betonen: Die verkürzte Achtjahresfrist gilt nicht für alle Dokumente. Verträge, Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen müssen weiterhin zehn Jahre aufbewahrt werden. Automatische Löschroutinen in digitalen Archiven müssen daher genau zwischen einfachen Rechnungen und bilanzrelevanten Verträgen unterscheiden können.

Ausblick 2027: Die nächste große Hürde kommt

Bis Januar 2026 gelten noch Übergangsregelungen für das Versenden von Papier- und einfachen PDF-Rechnungen. Doch 2026 dürften viele Lieferanten aggressiv auf E-Rechnungen umstellen, um den „Last-Minute“-Stress vor der strengen Pflicht ab 2027 zu vermeiden.

Für Unternehmen mit einem Umsatz über 800.000 Euro ist die verpflichtende Ausstellung von E-Rechnungen die nächste große regulatorische Hürde. Sie tritt im Januar 2027 in Kraft. Die heute etablierte digitale Büroorganisation – insbesondere die Fähigkeit, strukturierte Daten sauber zu trennen, zu indexieren und zeitgesteuert zu löschen – wird die Grundlage für diese Compliance bilden.

Die Prioritäten für IT- und Buchhaltungsteams im neuen Jahr sind klar: Achtjahres-Löschroutinen implementieren, um Altlasten zu bereinigen, und ERP-Systeme für den neuen ZUGFeRD-2.4-Standard fit machen.

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