E-Rechnung: Ab 1. Januar müssen alle Unternehmen digitale Rechnungen empfangen können

Nur noch eine Woche bleibt deutschen Unternehmen, um sich auf eine der größten digitalen Pflichten der letzten Jahre vorzubereiten. Ab dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) zu empfangen und zu verarbeiten. Diese Verpflichtung zur Annahme gilt sofort und ohne Übergangsfrist – ein entscheidender Unterschied zu den späteren Fristen für das Versenden. Steuerberater und Verbände schlagen nun Alarm, denn die Zeit für die Einrichtung eines konformen Empfangskanals läuft ab.

Die stille Revolution: Warum der Empfang jetzt zählt

Während die öffentliche Debatte oft die komplexe Umstellung auf das Erstellen von E-Rechnungen thematisiert, ist die erste Hürde passiv, aber bindend: der Empfang. Ab Neujahr kann ein Lieferant einer E-Rechnung im strukturierten Format (wie XML) rechtssicher an jeden Geschäftskunden in Deutschland versenden – eine vorherige Zustimmung ist nicht mehr nötig. Die bisherige „Opt-in“-Regelung für digitale Rechnungen ist damit für strukturierte Formate Geschichte.

Das bedeutet: Wird am 2. Januar eine XRechnung verschickt, muss der Empfänger sie annehmen können. Die Rechnung abzulehnen oder die E-Mail zu blockieren, ist keine rechtliche Option mehr. „Die Zeit des Einvernehmens endet mit dem Jahreswechsel“, warnt der Deutsche Steuerberaterverband (DStV). „Eine E-Rechnung zu ignorieren, weil man die XML-Datei nicht öffnen kann, ist rechtlich vergleichbar mit dem Wegwerfen einer Papierrechnung.“

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Was ist ein konformer Empfangskanal?

Laut den Richtlinien des Bundesfinanzministeriums (BMF) muss ein rechtskonformer Empfangskanal drei Kriterien erfüllen:
1. Empfang muss möglich sein: Das Unternehmen benötigt einen digitalen Eingang, etwa eine spezielle E-Mail-Adresse (rechnung@firma.de) oder ein Portal.
2. Format-Erkennung: Das System muss die EU-Standardformate XRechnung und ZUGFeRD akzeptieren.
3. Visualisierung: Der Empfänger muss die strukturierten Daten lesbar machen können – etwa mit einem Viewer.

Gerade für Freiberufler und Kleinunternehmen reicht oft eine dedizierte E-Mail-Adresse als Kanal aus. Entscheidend ist aber die Lesbarkeit: Eine XRechnung ist eine XML-Datei, die ein normaler PDF-Reader nicht korrekt anzeigt. Hierfür haben Steuerverwaltung und Softwareanbieter im Dezember kostenlose Visualisierungstools bereitgestellt. Die Kombination aus E-Mail-Postfach und solch einem Viewer erfüllt laut BMF das gesetzliche Minimum.

Die gefährliche PDF-Falle

Ein weit verbreiteter Irrglaube ist, dass normale PDF-Rechnungen weiterhin als E-Rechnung gelten. Das ist falsch. Ab 2025 gilt ein einfaches PDF rechtlich nur noch als „sonstige Rechnung“ – nicht als E-Rechnung.

Der entscheidende Unterschied:
* E-Rechnung: Strukturierter Datensatz (XML) zur automatischen Verarbeitung.
* Sonstige Rechnung: Papier, Standard-PDF, JPEG oder Word-Dateien.

Lieferanten können während der Übergangsfristen (2025-2026) zwar weiterhin PDFs schicken, wenn der Empfänger zustimmt. Der Empfänger kann aber nicht mehr verlangen, dass ihm ein PDF geschickt wird, wenn der Lieferant sich für eine XRechnung entscheidet. „Wenn Ihr Lieferant ab Januar auf XRechnung umstellt, müssen Sie diese annehmen“, so die Industrie- und Handelskammer Köln. „Ein ‚gefälliges‘ PDF-Zusendung können Sie nicht mehr einfordern.“

Keine Ausnahmen für Kleinunternehmer

Eine der häufigsten Fragen der letzten Tage betrifft Ausnahmen für Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Die Antwort ist eindeutig: Für die Empfangspflicht gibt es keine Befreiung.

Zwar sind Kleinunternehmer von der Pflicht zum Versenden von E-Rechnungen befreit und können bei Papier oder PDF bleiben. Sie agieren jedoch in einem Umfeld, in dem ihre Lieferanten (Großhändler, Telekom-Anbieter, Büroausstatter) sehr wahrscheinlich auf E-Rechnungen umstellen werden. Ein freier Architekt oder ein Handwerksbetrieb muss daher ab nächster Woche in der Lage sein, eine XML-Rechnung von einem großen Lieferanten zu empfangen. Andernfalls drohen verspätete Zahlungen und Mahngebühren, denn die Rechnung gilt mit Eingang auf dem Server als zugestellt.

Notfall-Plan für die Tage zwischen den Jahren

Für Unternehmen, die ihre Einrichtung noch nicht abgeschlossen haben, bieten die Tage zwischen Weihnachten und Neujahr die letzte Gelegenheit. Experten empfehlen einen dreistufigen Notfallplan:

1. Zentrale Empfangsadresse einrichten: Richten Sie umgehend eine dedizierte E-Mail-Adresse (z.B. rechnungen@...) ein. Das schützt vor verlorenen Rechnungen im Spam-Ordner.
2. Visualisierungs-Software besorgen: Falls Ihre Buchhaltungssoftware noch keinen XRechnung-Import unterstützt, laden Sie einen kostenlosen Viewer herunter oder registrieren Sie sich für ein einfaches Cloud-Tool, das XML-Dateien in lesbare PDFs umwandelt. Viele Banking-Apps und DATEV-Tools haben diese Funktion im vierten Quartal 2024 nachgerüstet.
3. Lieferanten informieren: Obwohl nicht gesetzlich vorgeschrieben, verhindert die proactive Information wichtiger Lieferanten über Ihre Rechnungs-E-Mail-Adresse Chaos im Januar.

Große deutsche Softwareanbieter wie DATEV, Lexware und SevDesk haben in der letzten Dezemberwoche verpflichtende Updates ausgespielt, um alle Nutzer „empfangsbereit“ zu machen. Ausstehende Updates sollten daher noch vor dem 1. Januar installiert werden.

Ausblick: Mehr als nur Empfangen

Der 1. Januar 2025 ist mit der Empfangspflicht nur der Startschuss für eine tiefgreifende Digitalisierung der Steuerberichterstattung in Deutschland. Die Fähigkeit zum Empfang ist die Grundvoraussetzung für ein künftiges System der kontinuierlichen Transaktionskontrolle (CTC), das sich später an der EU-Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) orientieren wird.

Die Priorität für jetzt ist klar: Während die Bücher für 2024 geschlossen werden, muss das „digitale Postfach“ entsperrt sein. Die Ära der Papierrechnung endet nicht über Nacht, aber die Tür für ihren digitalen Nachfolger wird jetzt endgültig aufgestoßen.

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