Dienstreisen 2026: Neue Regeln für Auslands-Pauschalen

Das Bundesfinanzministerium präzisiert die Abrechnung von Verpflegungspauschalen bei internationalen Dienstreisen. Die neuen Vorgaben für 2026 bringen vor allem bei Grenzübertritten mehr Klarheit – und fordern eine lückenlose Dokumentation. Für Unternehmen und ihre global mobilen Mitarbeiter bedeutet das: Richtlinien und Abrechnungssysteme müssen jetzt angepasst werden.

Die „Mitternachtsregel“ für Grenzgänger

Kern der Neuregelung ist eine präzise Zeitgrenze für die Zuordnung der Tagegelder. Bei mehrtägigen Auslandsreisen gilt für jeden Tag die Verpflegungspauschale des Landes, das der Reisende vor 24:00 Uhr Ortszeit erreicht. Diese sogenannte Mitternachtsregel soll Unklarheiten beseitigen, wenn an einem Tag mehrere Länder durchquert werden.

Für eintägige Auslandsreisen gilt eine Vereinfachung: Hier wird durchgehend der Satz des letzten Tätigkeitsortes im Ausland angesetzt. Eine Aufteilung entfällt.

Reisekostenabrechnungen verlangen jetzt lückenlose Nachweise — besonders bei Grenzübertritten und den neuen Auslandspauschalen für 2026. Das kostenlose Reisekostenrechner-Excel-Tool berechnet Inlands‑ und Auslandspauschalen automatisch, enthält die aktuellen Länderwerte und protokolliert Tagegelder sowie Kilometerpauschalen. Es erzeugt prüfungssichere Tabellen für die Buchhaltung und lässt sich leicht in firmeninterne Prozesse integrieren. Ideal für Personalabteilungen und Buchhalter, die Zeit sparen und Nachzahlungen vermeiden wollen. Jetzt kostenlosen Reisekostenrechner herunterladen

Besonderheiten bei Anreise und Reisewechsel

Das BMF-Schreiben widmet sich auch speziellen Konstellationen. Bei der Anreise aus Deutschland ins Ausland ohne Tätigkeit am Tag der Ankunft ist die Pauschale des vor Mitternacht erreichten Ortes maßgeblich. Für die Rückreise nach Deutschland gilt der Satz des letzten ausländischen Tätigkeitsortes.

Kompliziert wird es, wenn zwei Auslandsdienstreisen direkt aufeinanderfolgen. Für den Tag des Reisewechsels darf zur Vermeidung von Nachteilen für den Arbeitnehmer nur die höhere der beiden infrage kommenden Pauschalen angesetzt werden. Eine doppelte oder getrennte Abrechnung für einen Kalendertag ist damit ausgeschlossen.

Inlandssätze stabil, Auslandspauschalen steigen

Während die Regeln für Auslandsreisen präziser werden, bleiben die Pauschalen im Inland unverändert. Für eine Abwesenheit von mehr als acht Stunden können weiterhin 14 Euro steuerfrei erstattet werden, für einen vollen Tag (24 Stunden) 28 Euro. Die Kilometerpauschale für den Privat-Pkw bleibt bei 0,30 Euro.

Anders sieht es im Ausland aus: Die Übernachtungspauschalen wurden für zahlreiche Länder angehoben, um gestiegenen Lebenshaltungskosten Rechnung zu tragen. Deutliche Erhöhungen gibt es etwa für die Niederlande (auf 167 Euro), Irland (164 Euro) und Hongkong (209 Euro). Auch für Länder wie Albanien und Bosnien und Herzegowina wurden die Sätze erhöht.

Dokumentation wird zum entscheidenden Faktor

Die detaillierten Vorgaben machen eine lückenlose Nachweisführung unerlässlich. Experten warnen: Ohne genaue Protokolle der Reiseroute und der Uhrzeiten bei Grenzübertritten riskieren Unternehmen und Mitarbeiter bei Betriebsprüfungen Probleme. Die steuerfreie Erstattung könnte im Zweifel versagt werden, was zu Nachzahlungen führt.

Für Unternehmen ist die Botschaft klar: Interne Richtlinien und Abrechnungssoftware müssen überprüft und aktualisiert werden. Schulungen für die Reisekostenbuchhaltung und die Reisenden selbst sind dringend empfohlen. Die Klarstellung des BMF schafft zwar Rechtssicherheit in einer globalisierten Arbeitswelt, verlagert aber auch Verantwortung auf den einzelnen Reisenden.

Das sollten Unternehmen jetzt tun

Der erste Schritt ist die Beschaffung der offiziellen Länderliste mit allen Pauschalen für 2026. Anschließend müssen die firmeninternen Prozesse angepasst werden. Für international tätige Mitarbeiter lohnt sich die Nutzung von Reise-Apps, die Routen und Zeiten automatisch protokollieren.

Langfristig wird das BMF die Auslandspauschalen voraussichtlich weiter jährlich anpassen. Eine kontinuierliche Beobachtung der Verlautbarungen bleibt daher eine Daueraufgabe für alle, die Mitarbeiter ins Ausland entsenden.

PS: Wenn Sie Reisekosten künftig automatisch und betriebsprüfungssicher abwickeln möchten, bietet dieses Tool zusätzlich fertige Vorlagen, Exportfunktionen für die Finanzbuchhaltung und eine aktuelle Länderliste mit allen Pauschalen. Es unterstützt die Dokumentation von Grenzübertritten und lässt sich mit Reise-Apps kombinieren, sodass Routen und Zeiten automatisiert protokolliert werden. Reduzieren Sie manuellen Aufwand und beschleunigen Sie Erstattungen. Reisekosten jetzt automatisieren