CamScanner und Foxit schließen die Lücke zwischen Handy und PC

Die Grenzen zwischen mobiler Erfassung und Desktop-Bearbeitung von Dokumenten lösen sich auf. In einer Woche mit wichtigen Software-Updates haben CamScanner und Foxit neue Funktionen vorgestellt, die nahtlose, cloud-synchronisierte Arbeitsabläufe ermöglichen.

Die Entwicklungen markieren einen Wendepunkt: „Mobile-first“ bedeutet nicht länger „mobile-only“. Stattdessen entsteht ein fließendes Zusammenspiel aus Erfassung, Cloud-Sync und professioneller Bearbeitung. Dies beantwortet eine zentrale Frage der digitalen Arbeit: Wie wird aus einem schnell fotografierten Dokument auf dem Handy ein vollwertiges, bearbeitetes File auf dem Büro-PC?

Am Mittwoch, den 24. Dezember, stellte CamScanner ein Update vor, das gezielt die „Offline-zu-Online“-Lücke schließt. Die neue Funktion richtet sich an professionelle Anwender in Branchen wie Bau, Logistik oder Außendienst, wo eine stabile Internetverbindung oft Fehlanzeige ist.

Nutzer können jetzt Dokumente oder Bilder mit dem Smartphone erfassen und sofort bearbeiten – komplett offline. Das System speichert alle Änderungen in einer Warteschlange und synchronisiert sie automatisch, sobald eine Verbindung zum Internet oder lokalen Netzwerk besteht. „Das ermöglicht einen vollständig integrierten Dokumenten-Workflow“, so das Unternehmen.

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Ein weiterer Clou: Die Desktop-Version verarbeitet nun lokal. Das bedeutet, PDFs können ohne Umweg über Drittanbieter-Server in Word-, Excel- oder PowerPoint-Formate umgewandelt werden. Eine On-Device-KI sorgt dafür, dass Formatierung und Layout erhalten bleiben. Für Nutzer mit sensiblen Daten ist das ein entscheidender Vorteil in puncto Datenschutz und Privatsphäre.

Foxit setzt auf KI-Befehle und bessere Teamarbeit

Während CamScanner die Konnektivität verbessert, treibt Foxit die Intelligenz und Sicherheit voran. Schon am 19. Dezember veröffentlichte das Unternehmen die Version 2025.3 seines PDF Editors für Windows und Mac, die generative KI tiefer in den Workflow integriert.

Das Highlight ist der neue „Smart Command“-Modus. Eine natürliche Sprachschnittstelle erlaubt es, komplexe PDF-Aufgaben per Texteingabe zu erledigen. Einfach „Entferne alle leeren Seiten“ oder „Füge einen vertraulichen Wasserzeichen hinzu“ tippen – die KI setzt es um. Das demokratisiert Funktionen, die bisher in verschachtelten Menüs versteckt waren.

„Diese Veröffentlichung unterstreicht unsere Vision, die Branche in puncto verantwortungsvollen Datenschutz und nahtlose Zusammenarbeit anzuführen“, sagte Evan Reiss, Senior Vice President of Marketing bei Foxit.

Für die Teamarbeit integriert die neue Version Dropbox Team Folders. Teams können so auf zentral verwaltete Inhalte direkt im PDF-Editor zugreifen und müssen nicht ständig zwischen Speicher-App und Bearbeitungssoftware wechseln. Die Sicherheit wird durch klarere Einwilligungshinweise bei geteilten Dokumenten und eine automatische Authentifizierung mit Microsoft Azure Information Protection für Windows-Nutzer gestärkt.

Sicherheit und Compliance werden zur Grundvoraussetzung

Die verbesserten Workflows basieren auf rigorosen Sicherheitsupdates in der gesamten Branche. Bereits am 17. Dezember setzte Nitro mit Version 14.42 seines PDF Pro Software neue Maßstäbe für die Archivierung.

Das Update bringt volle Unterstützung für die PDF/A-3-Standardsfamilie. Dieses Format ist für Rechts- und Finanzabteilungen essenziell, da es erlaubt, beliebige Dateiformate wie XML, CSV oder CAD-Zeichnungen in einem PDF-Container zu archivieren – und dabei compliance-konform zu bleiben.

Zudem hat Nitro die 256-Bit-AES-Verschlüsselung zum Standard für alle neuen Nutzer gemacht. Dieser Schritt spiegelt einen Branchentrend wider, den auch Foxit bedient: Granulare Kontrolle über Dokumentenzugriff und das Entfernen „versteckter Daten“ werden zur Pflicht, nicht zur Kür.

Marktanalyse: Die hybride Realität des Jahres 2025

Diese Entwicklungen kommen zur rechten Zeit. Branchendaten zeigen ein gespaltenes Nutzungsverhalten: Rund 63 Prozent der Dokumentenaufrufe finden inzwischen auf Mobilgeräten statt. Doch die anspruchsvolle Arbeit – 72 Prozent der komplexen Bearbeitungen und Sicherheitseinstellungen – erledigen Nutzer nach wie vor am Desktop.

Die Updates von CamScanner und Foxit zielen genau auf diese Realität ab. Sie verbessern die Übergabe zwischen mobiler Erfassung und Desktop-Bearbeitung und wollen so den Friktionen bei Dateiübertragungen ein Ende setzen. Der „Cloud-native“-Ansatz gewinnt rasant an Fahrt. Web-basierte und Cloud-integrierte Bearbeitungstools erobern Marktanteile, während Unternehmen von isolierten, rein lokalen Installationen weggehen.

„Die Cloud-Einführung beschleunigt sich: Unternehmen setzen zunehmend auf Cloud-native PDF-Workflows für Zusammenarbeit, Archivierung und Compliance“, heißt es in einem Branchenreport vom 18. Dezember. Die Integration von KI für semantische Suche und automatische Verarbeitung verwandelt PDFs von statischen Bildern in aktive Datencontainer.

Ausblick: Unsichtbare Übergänge gewinnen

Für Anfang 2026 sagen Analysten eine Vertiefung der Konvergenz voraus. KI-gesteuerte „Smart Command“-Funktionen, wie von Foxit eingeführt, dürften bald auch Standard in mobilen Apps werden. Nutzer könnten dann komplexe Bearbeitungen per Sprachbefehl auf dem Smartphone durchführen.

Der Fokus liegt weiterhin auf Interoperabilität. Da auch Adobe Anfang Dezember geplante Updates rollte, ist der Wettbewerb hart. Nutzer können aggressive Funktionserweiterungen erwarten, die das PDF vom digitalen Papier-Äquivalent zu einem dynamischen, sicheren Arbeitsraum machen – der in der Cloud lebt, aber auch offline einwandfrei funktioniert.

Die Gewinner werden jene Plattformen sein, die den Übergang zwischen Geräten unsichtbar machen. Damit ein auf einer abgelegenen Baustelle gescannter Vertrag sofort, sicher und bearbeitungsbereit auf dem Desktop in der Zentrale am anderen Ende der Welt erscheint.

PS: Wer KI-Funktionen in PDF‑Workflows einsetzt, sollte die rechtlichen Pflichten kennen. Die EU-KI-Verordnung verlangt Kennzeichnung, Risikoklassifizierung und umfassende Dokumentation – gerade relevant für Anbieter und Anwender von On‑Device- und generativen KI-Features. Der kostenlose Umsetzungsleitfaden fasst Anforderungen und Übergangsfristen kompakt zusammen und hilft Entwicklern sowie Entscheidern bei der praktischen Umsetzung. KI-Verordnung: Umsetzungsleitfaden herunterladen