Büromanagement: Deutsche KMU ziehen sich aus der Ausbildung zurück

Die Zahl kleiner und mittlerer Unternehmen, die Bürokaufleute ausbilden, ist auf einen historischen Tiefstand gefallen. Das gefährdet die Fachkräftebasis in deutschen Büros.

Laut einer aktuellen Studie der KfW Research bildeten im Ausbildungsjahr 2024/2025 nur noch 9,1 Prozent der kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) Lehrlinge aus. Das ist ein starker Rückgang gegenüber dem Durchschnitt von 12 Prozent im vorangegangenen Jahrzehnt. Diese Entwicklung trifft auf einen Markt, der dringend auf moderne Bürofachkräfte angewiesen ist.

KMU als tragende Säule unter Druck

Die Analyse der staatlichen Förderbank zeigt ein Paradox: Zwar stellen KMU nach wie vor über 90 Prozent aller Ausbildungsplätze in Deutschland. Doch immer weniger einzelne Betriebe übernehmen diese Aufgabe. Die Konzentration der Ausbildung nimmt zu.

Als Gründe für den Rückzug nennt die Studie die Nachwirkungen der Corona-Pandemie, die Energiekrise und anhaltende Inflation. Besonders Mikrounternehmen ziehen sich zurück. Ihnen fehlen oft die Ressourcen und die digitale Infrastruktur, um moderne Ausbildungsstandards zu erfüllen.

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Modernisierte Ausbildung: Chance und Hürde zugleich

Die sinkende Ausbildungsbereitschaft steht in krassem Gegensatz zu den Bemühungen, den Beruf zukunftssicher zu machen. Seit dem 1. August 2025 gilt eine modernisierte Ausbildungsverordnung für Büromanagementkaufleute. Sie löst die Regelungen von 2014 ab.

Die Neuerungen sind umfassend:
* Digitalisierung: Ein neuer Pflichtbaustein behandelt Datensicherheit, digitale Kollaborationstools und Informationsbewertung.
* Nachhaltigkeit: Kompetenzen im Umwelt- und Ressourcenmanagement wurden deutlich ausgeweitet.
* Kommunikation: Der Fokus auf Soft Skills für hybride Arbeitsumgebungen wurde geschärft.

Das Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB) wollte die Qualifikation damit „zukunftssicher“ machen. Doch die KfW-Daten legen nahe: Gerade die gestiegenen Anforderungen schrecken kleinere Betriebe ab, denen eigene Personalabteilungen oder digitale Ausbilder fehlen.

Fachkräftelücke droht zu wachsen

Experten warnen vor einer wachsenden Diskrepanz. „Die Situation auf dem Ausbildungsmarkt ist zunehmend angespannt“, erklärte BIBB-Präsident Friedrich Hubert Esser bereits Anfang Dezember. Die modernisierte Ausbildung biete genau die digitalen und organisatorischen Fähigkeiten, die Unternehmen benötigen. Doch weniger Ausbildungsplätze bedeuten weniger Nachwuchs, der sie erlernt.

Ein Arbeitsmarktexperte der IHK bringt es auf den Punkt: „Unternehmen suchen händeringend nach digital versierten Büromanagern für hybride Arbeitsabläufe. Doch der Investitionsaufwand unter den neuen Regularien lässt kleinere Firmen zögern.“

Ausblick 2026: Geteilte Ausbildung als Lösung?

Der Druck auf den Büromanagement-Sektor wird weiter zunehmen. Mit dem beschleunigten Renteneintritt der Babyboomer-Generation verstärkt sich der Wissensabfluss in deutschen Verwaltungen.

Als mögliche Lösungsansätze diskutieren Experten nach der KfW-Studie:
* Überbetriebliche Ausbildungsstätten: Hier könnten KMU digitale Ausbildungsmodule auslagern.
* Ausbildungsverbünde: Kleinere Firmen teilen sich einen Auszubildenden, um das umfangreiche neue Curriculum abzudecken.

Die Botschaft zum Jahresende 2025 ist klar: Der modernisierte Kaufmann für Büromanagement ist eine robuste, zukunftsfähige Qualifikation. Doch ohne ein revitalisiertes Engagement der KMU für Ausbildungsplätze läuft die „Schaltzentrale“ der deutschen Wirtschaft Gefahr, den qualifizierten Nachwuchs zu verlieren.

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