Bürokratieabbau bei Sicherheitsunterweisungen gestoppt

Die erhoffte Vereinfachung für die Dokumentation von Arbeitsschutz-Maßnahmen kommt nicht zum Jahreswechsel. Der Bundesrat hat das entsprechende Gesetz in seiner letzten Sitzung 2025 nicht verabschiedet, sondern zur weiteren Beratung an die Ausschüsse überwiesen.

Damit bleibt der umstrittene Status quo zunächst erhalten: Unternehmen müssen weiterhin aufwändig dokumentieren, dass sie ihre Mitarbeiter zu Sicherheitsfragen unterwiesen haben. Die geplante Klarstellung, dass dafür die einfache Textform – etwa eine digitale Bestätigung – ausreicht, tritt vorerst nicht in Kraft. Das Bundesministerium für Arbeit und Sozial Affairs (BMAS) bestätigte dies indirekt in einer aktuellen Pressemitteilung, in der es die Änderungen für 2026 auflistete – ohne die Vereinfachung bei Sicherheitsunterweisungen.

Worum es bei der „Textform“ eigentlich geht

Der stockende Gesetzentwurf zielt auf eine Modernisierung der Dokumentationspflicht für Sicherheitsunterweisungen nach § 12 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG). Derzeit herrscht Rechtsunsicherheit: Das Gesetz verlangt zwar nur eine Dokumentation, nicht zwingend die strengere „Schriftform“ mit eigenhändiger Unterschrift. Doch aus Angst vor Rechtsstreitigkeiten setzen viele Firmen weiterhin auf Papierprotokolle oder teure qualifizierte elektronische Signaturen (QES).

Die geplante Änderung sollte explizit festschreiben, dass die einfachere Textform – eine E-Mail, ein digitaler Log-Eintrag oder ein Systemzeitstempel – für diesen speziellen Zweck rechtlich ausreicht. „Das Ziel ist, den Arbeitsschutz in der digitalen Arbeitswelt anzukommen zu lassen“, erklärt Rechtsanalystin Dr. Hannah Weber. „Die Klarstellung würde die Grauzone beseitigen, die Unternehmen zu hybriden Papier-Digital-Prozessen zwingt.“

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Ein Rückschlag nach dem Erfolg des BEG IV

Die Verzögerung kommt überraschend. Erst im Januar 2025 trat das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) in Kraft, das für viele Arbeitsdokumente – vor allem die Nachweise nach dem Nachweisgesetz – die Schriftform durch die Textform ersetzte. Der nun gestoppte Entwurf galt als logische „zweite Phase“ dieser Modernisierung, die speziell das Arbeitsschutzgesetz in den Fokus nahm.

Die Überweisung in die Ausschüsse deutet darauf hin, dass die Ländervertretung im Bundesrat möglicherweise Bedenken hat. Könnten Arbeitnehmerrechte in einem rein digitalen Dokumentationsverfahren ausreichend geschützt werden? Sind die praktischen Umsetzungen klar genug? Diese Fragen sollen nun geklärt werden.

Was bedeutet das für Unternehmen 2026?

Für Sicherheitsverantwortliche und Compliance-Abteilungen heißt das konkret: Weiter wie bisher. Bis eine gesetzliche Klarstellung vorliegt, gelten die alten Spielregeln.

• Bewährte Praktiken beibehalten: Firmen, die bisher auf handschriftliche Unterschriften setzten, um auf der sicheren Seite zu sein, sollten dies vorerst fortsetzen.
• Digitale Systeme prüfen: Lernmanagementsysteme (LMS) für Unterweisungen müssen überprüft werden. Sind die Protokolle und Audit-Trails lückenlos und manipulationssicher? Viele Juristen halten digitale Nachweise schon heute für vertretbar – die rechtssichere „Hafenlösung“ einer expliziten Gesetzesänderung fehlt jedoch.
• Abwarten und beobachten: Der Gesetzentwurf ist nicht gescheitert, sondern wird weiterberaten. Compliance-Verantwortliche sollten die Tagesordnung des Bundesrats im Frühjahr 2026 im Auge behalten.

Enttäuschte Industrie hofft auf schnelle Nachbesserung

Die Reaktionen aus der Wirtschaft fallen gemischt aus. Vor allem digitale Vorreiter und Verbände zeigen sich enttäuscht über den Zeitverlust. „Wir hatten uns auf einen klaren Start ins Jahr 2026 mit digitalfreundlichen Regeln gefreut“, so ein Sprecher eines großen Industrieverbands. „Gründlichkeit im Gesetzgebungsverfahren ist aber besser als neue Rechtsunsicherheit. Wir sind optimistisch, dass die Klarstellung im ersten Halbjahr 2026 kommt.“

Die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) betont stets, dass der Fokus auf der wirksamen Unterweisung liege, nicht auf bürokratischen Hürden. Gleichzeitig müsse die Dokumentation fälschungssicher sein.

Wie geht es jetzt weiter?

Der Entwurf liegt nun beim Ausschuss für Arbeit, Integration und Sozialpolitik des Bundesrates. Die nächste Möglichkeit für eine Entscheidung besteht in den ersten Sitzungen der Länderkammer 2026. Erst wenn eine finale Fassung im Bundesgesetzblatt veröffentlicht wird, ändert sich die Rechtslage. Bis dahin gilt der alte § 12 ArbSchG – und Unternehmen sind gut beraten, ihre Dokumentationspraxis auf höchste Nachweisstabilität auszurichten.

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