BMF veröffentlicht neue Auslandsreise-Pauschalen für 2026

Die Steuererklärung für 2025 steht an – und für alle, die im ablaufenden Jahr Geschäftsreisen mit privaten Anteilen unternommen haben, tickt die Uhr. Bis zum Jahreswechsel müssen Belege gesichert. Zugleich veröffentlichte das Bundesfinanzministerium neue Pauschalen für Auslandsreisen ab 2026.

Jahresend-Sprint für die Reisekostenabrechnung

Der 24. Dezember markiert eine kritische Deadline für Steuerzahler und Unternehmen. Wer im Jahr 2025 sogenannte „gemischt veranlasste Reisen“ – also Geschäftstrips mit privaten Anteilen – unternommen hat, muss nun die Belege ordnen. Das Zeitfenster, um Nachweise für Meetings, Konferenztermine oder Kundenbesuche aus dem Frühjahr zu sichern, schließt sich. Die Erinnerungen verblassen, E-Mails werden archiviert. „Nachträgliche Dokumentation wird oft abgelehnt“, warnt die Steuerberatung. Ist der berufliche Anlass eines Reisetages nicht mehr nachweisbar, geht der Steuerabzug verloren.

Die Dringlichkeit wird durch eine weitere Ankündigung verstärkt: Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat Anfang Dezember die neuen Auslandsreisekostenpauschalen für Verpflegung und Übernachtung ab dem 1. Januar 2026 veröffentlicht. Buchhaltungsabteilungen stehen damit in der vorweihnachtlichen Hektik vor der Aufgabe, ihre Systeme zu aktualisieren.

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Neue Pauschalen und die Dokumentationsfalle

Die neuen Pauschalsätze, festgehalten in einem BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025, gelten für alle beruflichen Auslandsreisen ab dem kommenden Jahr. Sie reagieren auf die gestiegenen Lebenshaltungskosten in vielen Weltregionen. So beträgt der Tagessatz für einen vollen Kalendertag in Kopenhagen künftig 75 Euro. Für Teiltage gelten spezifische Berechnungen.

Die Veröffentlichung dieser Zukunftsregelung dient Steuerexperten zufolge als Weckruf für die Vergangenheit: Sie sollte Unternehmen daran erinnern, die Reiseunterlagen für 2025 noch vor dem Jahresabschluss final zu prüfen. Die größte Herausforderung bleibt die korrekte Aufteilung von „Bleisure“-Reisen. Seit einem Grundsatzurteil des Bundesfinanzhofs können Kosten geteilt werden, sofern der berufliche Teil klar abgegrenzt ist. Doch das Finanzamt prüft streng.

Was für die Steuererklärung 2025 dokumentiert werden muss:
* Beruflicher Anlass: Eine Einladung, Messeticket oder E-Mail, die den Termin bestätigt.
* Zeitliche Trennung: Ein detaillierter Reiseverlauf, der Geschäftstage von Privattagen trennt.
* Gemischte Kosten (z.B. Flug): Die Aufteilung erfolgt nach dem Verhältnis von Berufs- zu Privatzeit. Ist der private Anteil „unerheblich“ (unter 10 Prozent), kann der volle Flug abzugsfähig sein.

Ein Beispiel zeigt die nötige Detailtiefe

Das BMF-Schreiben illustriert die erforderliche Präzision an einem komplexen Fall: Ein Ingenieur reist von einem mehrwöchigen Einsatz in Straßburg direkt nach Kopenhagen weiter. Die Behörde legt fest:
* Am Reisetag (ein Dienstag) gilt der höhere Pauschalsatz (hier: der Kopenhagener Anreisetag von 50 Euro gegenüber 36 Euro für die Abreise aus Straßburg).
* Mahlzeitenkürzungen berechnen sich nach dem vollen Tagessatz des Übernachtungsortes (Kopenhagen) – selbst wenn das Frühstück noch in Straßburg eingenommen wurde.

Diese Granularität macht deutlich, warum präzise Reisetagebücher unverzichtbar sind. Ein vager Eintrag wie „Kundenmeeting in Paris“ von Freitag bis Montag weckt Zweifel beim Finanzamt. Ein detaillierter Verlauf – „Freitag 9-17 Uhr Workshop; Samstag/Sonntag privat; Montag 9 Uhr Rückflug“ – ermöglicht dagegen eine saubere Aufteilung. In diesem Fall wären 50 Prozent der Flugkosten absetzbar (2 Berufstage vs. 2 Privattage, Reisetage ausgenommen).

Ausblick: Steuerentlastungen und höhere Pauschalen ab 2026

Für das kommende Jahr zeichnen sich Erleichterungen ab. Wie Verbraucherportale wie Finanztip berichten, könnten 2026 umfassendere Steuerentlastungen in Kraft treten. Davon würden auch Berufspendler und Vielfahrer profitieren.

Erwartet werden unter anderem:
* Erhöhte Pendlerpauschale: Vorgeschlagen wird eine Anhebung auf 38 Cent ab dem ersten Kilometer (statt erst ab dem 21.). Dies würde vor allem Beschäftigte mit wechselnden Einsatzorten entlasten.
* Angepasste Auslandspauschalen: Die jetzt veröffentlichten neuen Sätze sind Teil einer breiteren Anpassung steuerfreier Erstattungen an die globale Inflation.

To-Do-Liste für die Feiertage

Bevor die Büros in den Weihnachtsfrieden übergehen, steht für Steuerverantwortliche eine letzte Aufgabe an. Die Veröffentlichung der BMF-Tabelle dient als Mahnung: Die Finanzbehörden fordern Präzision.

Das ist jetzt zu tun:
1. BMF-Tabelle 2026 sichern: Stellen Sie sicher, dass die Lohnsoftware mit den neuen länderspezifischen Sätzen ab Januar aktualisiert ist.
2. „Bleisure“-Reisen 2025 prüfen: Sichten Sie alle Dienstreisen des Jahres, die Wochenenden oder Urlaubstage enthielten.
3. Belege archivieren: Speichern Sie Konferenzprogramme, Meeting-Protokolle und Kundenbestätigungen jetzt als PDF, bevor sie in Archiven verschwinden.

Wer diese Dokumentation sichert, bevor das Feuerwerk das neue Jahr einläutet, kann seine Ansprüche aus den gemischten Reisen von 2025 vollständig geltend machen.

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