BMF beendet Übergangsfrist: E-Mail-Archivierung wird scharf kontrolliert

Ab sofort müssen Unternehmen ihre gesamte Geschäftskorrespondenz digital und fälschungssicher archivieren. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat mit einem Rundschreiben vom Silvesterabend 2025 die verschärften Regeln besiegelt.

BERLIN – Zum Start des Wirtschaftsjahres 2026 verschärft sich die Rechtslage für deutsche Unternehmen massiv. In einem Rundschreiben vom 31. Dezember 2025 hat das Bundesfinanzministerium (BMF) die bereits angekündigten Änderungen der Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) finalisiert. In Kombination mit einem Grundsatzurteil des Bundesfinanzhofs (BFH) vom April 2025 bedeutet dies: Die Nachsicht bei der E-Mail-Archivierung ist vorbei. Finanzämter können nun digitale Postfächer mit derselben Strenge prüfen wie Buchhaltungssysteme.

Das BMF-Rundschreiben integriert die bereits im Juli 2025 beschlossenen „GoBD 2.0“-Änderungen verbindlich in die Prüfungsrichtlinien. Der zentrale Punkt: Eine E-Mail mit steuerrelevanten Inhalten gilt nicht länger nur als Transportmittel, sondern als eigenständiges Dokument.

Unternehmen unterschätzen oft die rechtlichen Folgen fehlerhafter E‑Rechnung-Übermittlung und Archivierung. Wird eine Rechnung per E‑Mail als ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei gesendet, ist dieser digitale Datensatz das Original – ein Ausdrucken und Abheften reicht nicht. Der kostenlose Praxis-Leitfaden erklärt Schritt für Schritt, wie Sie E‑Rechnungen formatkonform übermitteln, sicher archivieren und sogenannte Medienbrüche vermeiden. Jetzt kostenlosen E‑Rechnungs-Leitfaden herunterladen

„Viele Firmen gingen bisher davon aus, dass das Speichern eines PDF-Anhangs genügt“, erklärt eine Steuerexpertin. „Das ist ein Irrtum.“ Jetzt muss der gesamte Datensatz – also E-Mail-Text, Metadaten und Anhänge – im originalen, maschinenlesbaren Format archiviert werden. Diese Regel gilt rückwirkend für das Steuerjahr 2025 und vorausschauend ab dem 1. Januar 2026.

Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) entfällt damit jede gedachte Schonfrist. Die Pflicht zur vollständigen Archivierung gilt unabhängig von der parallelen Umstellung auf die E-Rechnung.

BFH-Urteil: E-Mails sind „Handelsbriefe“

Die verschärfte Haltung der Finanzverwaltung basiert auf einem Grundsatzurteil des Bundesfinanzhofs (Az. XI R 15/23). Die Richter bestätigten damals, dass das Fehlen eines nachvollziehbaren E-Mail-Archivs einen formellen Buchführungsmangel darstellt.

Rechtsexperten betonen die weitreichende Definition des Begriffs „Handelsbriefe“. Erfasst ist nicht mehr nur die Rechnung. Jede E-Mail, die ein Geschäft einleitet, ausführt oder abbricht, unterliegt der Aufbewahrungspflicht. Dazu zählen:
* Preisverhandlungen
* Vertragsanpassungen
* Auftragsbestätigungen
* Reklamationsverkehr zu konkreten Geschäftsvorfällen

Eine subjektive Auswahl durch den Steuerpflichtigen ist zwar erlaubt – niemand muss Spam oder Mittagseinladungen archivieren. Die Kriterien für diese Auswahl müssen jedoch in der Verfahrensdokumentation festgehalten sein. Fehlen steuerrelevante E-Mails, kann die Finanzverwaltung die „Vermutung der Richtigkeit“ für die gesamte Buchführung verwerfen.

Die Falle des „Medienbruchs“ bei der E-Rechnung

Ein Treiber der verschärften Kontrolle ist die seit Januar 2025 geltende B2B-E-Rechnungspflicht. Nach einem Jahr Laufzeit rückt das Zusammenspiel von elektronischer Rechnung und E-Mail-Archivierung in den Fokus der Prüfer.

Laut der nun voll durchsetzbaren GoBD-Novelle ist das Format des Originals entscheidend. Erhält ein Unternehmen eine Rechnung als ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei per E-Mail, ist dieser digitale datensatz das Original. Ihn auszudrucken und abzuheften – in vielen Mittelstandsunternehmen noch gängige Praxis – ist rechtlich unzureichend.

Das BMF warnt explizit vor „Medienbrüchen“. Die begleitende E-Mail ist oft der einzige Nachweis für Eingangsdatum und Authentizität. Prüfer sind angewiesen, nicht nur die Rechnungsdatei, sondern auch den Übertragungsweg zu kontrollieren. Systeme, die Anhänge automatisch extrahieren und die Ursprungs-E-Mail löschen, gelten als nicht konform – es sei denn, sie speichern die Metadaten in einem verknüpften, unveränderlichen Protokoll.

Betriebsprüfung 2026: Mittelbarer Datenzugriff wird Realität

Was erwartet Unternehmen bei einer Betriebsprüfung in diesem Jahr? Die Methoden der Finanzbeamten werden immer ausgefeilter. Das BMF bekräftigt ihr Recht auf den „mittelbaren Datenzugriff“.

Auditoren begnügen sich nicht länger mit Ausdrucken. Sie erwarten, das E-Mail-Archiv digital durchsuchen, filtern und sortieren zu können.
* Volltextsuche: Das Archiv muss durchsuchbar sein.
* Gezielte Filter: Prüfer können alle Kommunikationen mit „Lieferant X“ zwischen „Datum A und B“ anfordern.
* Datenschutz vs. Steuerrecht: Das BMF anerkennt DSGVO-Bedenken, betont aber den Vorrang steuerlicher Aufbewahrungspflichten für Geschäftsunterlagen. Unternehmen sind daher in der Pflicht, private Mitarbeiter-Mails vor einer Prüfung von Geschäftsarchiven zu trennen.

Diese technische Anforderung stellt IT-Abteilungen vor Herausforderungen. Ein einfaches Backup auf einer Festplatte ist kein Archiv. Ein Backup dient der Wiederherstellung, ein Archiv der unveränderlichen Langzeitspeicherung und Wiederauffindbarkeit. Die Finanzverwaltung unterscheidet klar zwischen beiden – wer einem Prüfer ein Backup präsentiert, riskiert ein Verzögerungsgeld.

Fazit: Die Schonzeit ist abgelaufen

Die Botschaft aus Berlin ist seit dem 1. Januar 2026 eindeutig: Die Übergangsnachsicht für digitale Aufzeichnungen ist beendet. Mit dem Jahressteuergesetz 2025 und den begleitenden BMF-Erlassen ist der „rein digitale“ Umgang mit Geschäftskorrespondenz verbindlicher Standard.

Unternehmen, die E-Mail-Archivierung bisher als IT-Aufgabe und nicht als Compliance-Imperativ betrachtet haben, sollten umgehend ihren Status überprüfen. Das Risiko ist nicht mehr nur eine technische Anmerkung im Prüfbericht, sondern ein finanzielles Risiko aus Steuerschätzung und Geldbußen. Im Wirtschaftsjahr 2026 ist der Posteingang genauso Teil der Buchführung wie das Bankkonto.

PS: Bei Betriebsprüfungen verlangen Finanzbeamte heute digitalen Zugriff auf E‑Mail‑Archive und Metadaten. Viele Archivierungslösungen löschen die Ursprungs‑E‑Mail beim Extrahieren von Anhängen – das gilt als Medienbruch. Der kostenlose E‑Book‑Leitfaden zeigt praxisnah, wie Sie Archivsysteme so konfigurieren, dass Metadaten unveränderlich gespeichert werden und Ihre Dokumentation jeder Prüfung standhält. Jetzt Gratis-Guide zu E‑Rechnung & Archivierung sichern