BEG IV: Finanzsektor kann jetzt 2016er und 2017er Belege vernichten

Ab heute gilt die verkürzte Aufbewahrungsfrist auch für Banken und Versicherer. Sie können damit zwei Jahre Archivstau auf einmal auflösen. Für alle anderen Unternehmen läuft die zweite Runde der Aktenbereinigung.

Berlin. Der Jahresbeginn 2026 bringt für deutsche Unternehmen eine erweiterte „Löschliste“. Während die allgemeine Wirtschaft bereits seit 2025 von der verkürzten Aufbewahrungsfrist profitiert, zieht nun der Finanzsektor nach. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) beendet heute die Übergangsfrist für Banken, Versicherungen und Finanzdienstleister. Diese können jetzt erstmals Buchungsbelege aus den Jahren 2016 und 2017 vernichten – ein doppelter Verwaltungsakt, der erheblichen Archivplatz freimacht.

Doppelte Entlastung für den Finanzsektor

Die wichtigste Neuerung zum 1. Januar 2026 betrifft Unternehmen unter der Aufsicht der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin). Das BEG IV sah für sie eine einjährige Nachlaufzeit vor, um regulatorische Stabilität zu wahren. Diese Frist endet heute.

Damit synchronisiert sich der Finanzsektor mit dem Rest der Wirtschaft. Die Aufbewahrungsfrist für steuerrelevante Buchungsbelege sinkt auch für ihn von zehn auf acht Jahre. In der Praxis bedeutet das: Dokumente aus 2016 und 2017, die nach alter Zehn-Jahres-Regel noch hätten archiviert werden müssen, sind jetzt zur Vernichtung freigegeben – sofern keine anderen rechtlichen Sperrfristen greifen.

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„Das ist ein massiver Schritt zur Entlastung“, kommentiert ein Branchenkenner. „Viele Institute haben auf diesen Stichtag hingearbeitet, um ihre Archivsysteme endgültig umzustellen.“

Was 2026 auf der Löschliste steht

Für die breite Wirtschaft – GmbHs, Freiberufler, Gewerbetreibende – ist 2026 das zweite Jahr unter der Acht-Jahres-Regel. Im Fokus der Büroorganisation steht diesmal das Geschäftsjahr 2017.

Nach der alten Regel wären Belege aus 2017 noch bis Ende 2027 aufzubewahren gewesen. Durch die Reform endete die Aufbewahrungspflicht für diese Dokumente bereits am 31. Dezember 2025.

Zur Vernichtung freigegeben sind ab sofort:

• Buchungsbelege (8 Jahre): Rechnungen (eingehend/ausgehend), Kontoauszüge, Lieferscheine mit Buchungsfunktion und Lohnkonten aus 2017.
• Handelsbriefe (6 Jahre): Allgemeine Geschäftskorrespondenz, Vertragsangebote und E-Mails aus 2019.
• Jahresabschlüsse (weiterhin 10 Jahre): Hier ist Vorsicht geboten. Zur Löschung anstehen jetzt die Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Lageberichte aus 2015. Für diese Kernunterlagen gilt die Verkürzung auf acht Jahre nicht.

Rechtsexperten betonen: Die Frist beginnt stets am Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist. Die Rechnung für Acht-Jahres-Unterlagen lautet also: 2017 (Entstehung) + 8 Jahre = Ende 2025 (Fristende).

Digitale Archive und die DSGVO-Falle

Der Wechsel auf den Acht-Jahres-Zyklus hat auch Auswirkungen auf die digitale Archivierung. IT-Abteilungen müssen Löschroutinen anpassen, die oft noch auf zehn Jahre programmiert waren.

Ein oft unterschätztes Risiko ist die „Überaufbewahrung“. Daten länger als gesetzlich notwendig zu speichern, kann gegen den Grundsatz der Datensparsamkeit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verstoßen. Für den Finanzsektor bedeutet das: Die weitere Speicherung von Kundendaten aus 2016 und 2017 ohne rechtliche Grundlage könnte jetzt ein Haftungsrisiko darstellen.

Ausblick: Wird die Frist bald auf sechs Jahre sinken?

Nachdem die Acht-Jahres-Regel nun flächendeckend gilt, richten sich die Diskussionen in Berlin bereits auf die nächste Stufe. Wirtschaftsverbände werben weiter für eine einheitliche Sechs-Jahres-Frist für alle steuerrelevanten Dokumente. Damit würde Deutschland sich EU-Partnern angleichen.

Doch zunächst steht die aktuelle Bereinigung an. Die Priorität im ersten Quartal 2026 liegt darauf, die Trennung zwischen Acht- und Zehn-Jahres-Dokumenten strikt einzuhalten. Ein Fehler wäre folgenschwer: Die Vernichtung des Jahresabschlusses 2017 wäre verfrüht – er muss bis 2028 aufbewahrt werden, während die dazugehörigen Belege schon heute entsorgt werden dürfen.

Checkliste: Diese Dokumente können 2026 vernichtet werden

Dokumententyp	Entstehungsjahr	Aufbewahrungsfrist	Status ab 1.1.2026
Buchungsbelege (Rechnungen, Kontoauszüge)	2017	8 Jahre	Vernichten
Handelsbriefe (Korrespondenz)	2019	6 Jahre	Vernichten
Jahresabschlüsse / Bilanzen	2015	10 Jahre	Vernichten
Buchungsbelege Finanzsektor	2016 & 2017	8 Jahre	Vernichten (Neu 2026)

Hinweis: Dieser Artikel bietet allgemeine Informationen und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Unternehmen sollten vor der Vernichtung von Dokumenten ihre Steuerberater konsultieren.

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