BEG IV: Digitaler Nachweis wird 2026 zum HR-Standard

Seit heute ist die digitale Dokumentation von Arbeitsbedingungen in Deutschland der neue Standard. Das Bürokratieentlastungsgesetz IV hat die „Textform“ für den Großteil der Arbeitsverhältnisse etabliert und beendet damit weitgehend die Ära der handschriftlichen Unterschrift. Für Personalabteilungen markiert der Jahreswechsel das Ende einer einjährigen Übergangsfrist.

Das Ende des Papierkriegs

Die Reform des Nachweisgesetzes trat am 1. Januar 2025 in Kraft und korrigiert eine bürokratische Fehlentwicklung. Die EU-Vorgaben für transparente Arbeitsbedingungen waren 2022 in Deutschland so streng umgesetzt worden, dass selbst digital unterzeichnete Verträge noch einmal per Post bestätigt werden mussten – ein Anachronismus im digitalen Zeitalter.

Jetzt reicht für die Pflichtnachweise über Arbeitsort, Gehalt und Arbeitszeiten die Übermittlung per E-Mail oder in einem anderen lesbaren, dauerhaften Format aus. Die Identität des Absenders muss klar erkennbar sein. Rechtsanalysen großer Kanzleien bestätigen: Die Entlastung für HR-Abteilungen ist erheblich. Der Onboarding-Prozess beschleunigt sich, der Papierverbrauch sinkt. Besonders Unternehmen mit Remote-Belegschaften profitieren.

Die Crux mit dem Empfangsnachweis

Die Vereinfachung hat jedoch eine wichtige formale Bedingung: Der Arbeitgeber muss den Empfangsnachweis aktiv anfordern. Es genügt nicht, das Dokument einfach zu versenden. Die Rechtsprechung des vergangenen Jahres zeigt, dass die Gültigkeit des Nachweises nicht davon abhängt, ob der Arbeitnehmer tatsächlich antwortet. Entscheidend ist der nachweisbare Aufforderungs-Ersuch des Arbeitgebers.

Vorsicht: Viele Arbeitsvertragsklauseln sind nach dem neuen Nachweisgesetz nicht mehr ausreichend – das kann Bußgelder oder die Unwirksamkeit einzelner Vereinbarungen zur Folge haben. Das kostenlose E‑Book „Der Arbeitsvertrag“ erklärt, welche Klauseln Sie jetzt anpassen müssen (z. B. nachvertragliche Wettbewerbsverbote, Befristungen) und liefert 19 fertige Musterformulierungen speziell für Personaler. Unverzichtbar beim digitalen Onboarding. Jetzt gratis E‑Book: Arbeitsvertrag mit Musterformulierungen herunterladen

Die sichere Praxis hat sich dennoch durchgesetzt: Viele Unternehmen bestehen auf eine kurze Bestätigungs-E-Mail („Erhalten“), um im Streitfall auf der sicheren Seite zu sein. Wenn der Arbeitsvertrag selbst alle gesetzlich geforderten Informationen enthält, erfüllt seine Übersendung in Textform bereits die Nachweispflicht. Diese Doppelfunktion digitaler Verträge ist zum Standard in modernen Onboarding-Prozessen geworden.

Wo die Unterschrift weiter Pflicht bleibt

Trotz der Liberalisierung gilt die digitale Form nicht überall. In Branchen, die als anfällig für Schwarzarbeit gelten, bleibt die handschriftliche Unterschrift auf Papier verpflichtend. Dazu zählen laut Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz insbesondere das Baugewerbe, die Gastronomie, die Fleischverarbeitung und Teile der Logistik. Personaler in diesen Sektoren müssen weiterhin zweigleisig fahren.

Zudem hebt die Erleichterung im Nachweisgesetz andere gesetzliche Schriftformerfordernisse nicht auf. Das bleibt für zwei besonders praxisrelevante Klauseln kritisch: Nachvertragliche Wettbewerbsverbote und Befristungsvereinbarungen bedürfen grundsätzlich weiter der eigenhändigen Unterschrift, um wirksam zu sein. Eine Ausnahme gibt es immerhin für Altersbefristungen: Die automatische Beendigung beim Erreichen der Regelaltersgrenze kann nun auch in Textform vereinbart werden.

Bilanz und Ausblick

Die Wirtschaftsverbände ziehen nach einem Jahr Umsetzung eine positive Bilanz. Das BEG IV wird als notwendige Korrektur der überzogenen Bürokratie von 2022 gewertet. Die Rückkehr zu mehr Pragmatismus passt das deutsche Arbeitsrecht endlich an die digitale Realität des 21. Jahrhunderts an.

Die Compliance-Risiken sind damit nicht verschwunden. Ordnungswidrigkeiten können weiterhin mit bis zu 2.000 Euro pro Verstoß geahndet werden. Die Form ist einfacher geworden, der inhaltliche Katalog der mitzuteilenden Arbeitsbedingungen bleibt umfangreich. Unternehmen sollten ihre digitalen Vorlagen regelmäßig prüfen.

Für 2026 erwarten Experten die weitere Integration dieser Standards in HR-Software. Automatisierte Workflows, die den Nachweis generieren, versenden und den Empfang tracken, werden zum Standard. Der Fokus der Debatte verschiebt sich nun auf die nächste Stufe der Digitalisierung – etwa den Einsatz von KI in Personalprozessen. Der Siegeszug der Textform im Nachweisgesetz bleibt vorerst ein zentraler Erfolg im Kampf gegen deutsche Bürokratie.

PS: Sie möchten Ihre digitalen Arbeitsverträge und Onboarding‑Vorlagen rechtssicher machen? Der Gratis‑Download „Der Arbeitsvertrag“ bietet praxisnahe Anleitungen, editierbare Muster für Onboarding-Verträge und konkrete Formulierungen, mit denen Sie Empfangsnachweise und Pflichtangaben korrekt abbilden – ideal für Personaler, Betriebsräte und Führungskräfte, die Bußgelder vermeiden wollen. Gratis E‑Book & Muster für rechtssichere Arbeitsverträge anfordern