Aushangpflichten 2026: KI-Gesetz kommt, Papier geht

Die Digitalisierung der gesetzlichen Aushangpflichten wird 2026 zum entscheidenden Compliance-Test für deutsche Unternehmen. Neue Gerichtsurteile und die Aufnahme der KI-Verordnung verschärfen die Anforderungen radikal.

Vom Pilotprojekt zur Pflichtaufgabe

Seit Januar 2025 erlaubt das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) digitale Aushänge – doch die Praxis zeigt hürden. Wie eine aktuelle Analyse der Legal Tribune Online (LTO) vom 25. Dezember 2025 darlegt, hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) klare Grenzen gezogen. Ein wegweisendes Urteil stellt fest: Bloße digitale Verfügbarkeit reicht nicht aus.

Der Knackpunkt ist der tatsächliche Zugang. Das Gericht urteilte, dass digitale Lohnabrechnungen – und damit auch Pflichtaushänge – nur dann rechtssicher sind, wenn Mitarbeiter sie auch ausdrucken können. Diese „Zugänglichkeits-Doktrin“ wird zur zentralen Hürde für 2026. Ein PDF im passwortgeschützten Intranet-Ordner erfüllt die Anforderung einer „geeigneten Stelle“ nicht mehr.

Besonders betroffen sind Beschäftigte ohne festen Arbeitsplatz: Lageristen, Fahrer oder Produktionsmitarbeiter. Für sie müssen die digitalen Mitteilungen an „zugänglichen, gemeinsamen Geräten“ verfügbar sein. Andernfalls drohen Bußgelder.

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Neue Pflicht: KI-Verordnung kommt hinzu

Eine bedeutende Erweiterung bestätigten diese Woche Fachverlage wie Walhalla. Ab dem Compliance-Zeitraum 2026 steht erstmals die europäische KI-Verordnung auf der Pflichtliste. Damit reagiert der Gesetzgeber auf die rasante Verbreitung Künstlicher Intelligenz am Arbeitsplatz.

Von automatischer Schichtplanung bis zur Leistungsüberwachung: Mitarbeiter haben nun spezifische Rechte auf Transparenz und Nicht-Diskriminierung durch KI-Systeme. Unternehmen, die solche Systeme einsetzen, müssen die relevanten Arbeitnehmerschutz-Bestimmungen der Verordnung zugänglich machen.

Diese Ergänzung ist die erste große inhaltliche Erweiterung seit der Aufnahme des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG). Sie dürfte den endgültigen Schub zur Digitalisierung bringen. Denn wer heute noch mit statischen Papier-„Gesetzestafeln“ arbeitet, kann mit der Update-Frequenz kaum mithalten.

Drei Schritte zur rechtssicheren Umsetzung

Mit der Frist zum 1. Januar 2026 im Nacken sollten Personalabteilungen ihre Systeme dringend überprüfen. Das BEG IV erlaubt die digitale Bereitstellung zentraler Gesetze wie des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) oder des Jugendarbeitsschutzgesetzes – aber nur unter strengen Bedingungen.

Experten empfehlen einen dreistufigen Validierungsprozess:
1. Universeller Zugang: Jeder Mitarbeiter – auch im Homeoffice oder krankgeschrieben – muss Leserechte auf der digitalen Plattform haben, etwa über eine Firmen-App oder einen Kiosk-PC.
2. Auffindbarkeit: Das digitale Archiv muss so indexiert sein, dass spezifische Gesetze ohne „unzumutbaren Suchaufwand“ gefunden werden.
3. Versionskontrolle: Das System muss automatisch auf den aktuellsten Rechtsstand updaten. Die Version 2026 muss zwingend die KI-Verordnung enthalten.

Vorbote größerer Reformen: Arbeitszeitgesetz im Wandel

Hinter den aktuellen Aushangpflichten zeichnet sich eine noch größere Veränderung ab. Seit Herbst 2025 diskutiert die Politik intensiv eine Reform des Arbeitszeitgesetzes. Konkret geht es um einen Wechsel vom starren Tagesmaximum zu einem wöchentlichen Modell.

Noch ist kein Gesetz beschlossen. Doch ein mögliches Wochenmaximum von 48 Stunden – mit Spitzentagen bis zu 12 Stunden – würde sämtliche Aushänge sofort obsolet machen. Genau hier zeigt sich der Vorteil digitaler Systeme: Sie lassen sich zentral in Minuten aktualisieren. Papieraushänge müssten dagegen in jedem Werk mühsam ausgetauscht werden.

Die Botschaft zum Jahresende ist eindeutig: Das „papierlose Büro“ ist kein Effizienzziel mehr, sondern ein rechtlicher Rahmen. Die Integration der KI-Verordnung unterstreicht: Die Regulierung wird so digital wie die Arbeitswelt, die sie gestalten soll.

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