Arbeitszeiterfassung: Schonfrist endgültig vorbei

Die systematische Arbeitszeiterfassung ist für Unternehmen keine Option mehr, sondern Pflicht. Jüngste Gerichtsurteile bestätigen den verschärften Vollzug durch die Behörden – Untätigkeit wird teuer.

Seit dem wegweisenden Urteil des Bundesarbeitsgerichts von 2022 herrschte oft noch Unklarheit. Viele Firmen warteten auf ein neues Gesetz. Diese Phase ist nun beendet. Verwaltungsgerichte stützen zunehmend die harte Linie der Gewerbeaufsichtsämter. Diese nutzen das bestehende Arbeitsschutzgesetz, um lückenlose Dokumentation anzuordnen. Wer weiter zaudert, riskiert Bußgelder von bis zu 30.000 Euro.

EuGH und BAG schaffen klare Rechtslage

Die Grundlage für den verschärften Kurs legten zwei Gerichte. Der Europäische Gerichtshof (EuGH) entschied bereits 2019, dass Mitgliedstaaten Systeme zur Arbeitszeiterfassung vorschreiben müssen. Deutschland setzte dies nicht um. Daher griff das Bundesarbeitsgericht (BAG) 2022 ein. Es leitete aus dem Arbeitsschutzgesetz eine direkte Pflicht für alle Arbeitgeber ab. Seitdem ist klar: Die Pflicht besteht jetzt, auch ohne neues Gesetz.

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Behörden gehen in die Offensive

Aufsichtsbehörden der Länder haben ihre Kontrollen deutlich verstärkt. Ein Schlüsselurteil des Verwaltungsgerichts Hamburg vom August 2024 bestätigte ihre Macht. Die Behörde hatte einem Unternehmen nach einer anonymen Beschwerde die lückenlose Zeiterfassung für alle Mitarbeiter – auch Führungskräfte – angeordnet. Das Gericht wies die Klage des Unternehmens ab. Es bestätigte: Die Anordnung war rechtmäßig. Solche Urteile signalisieren der Wirtschaft: Die Justiz steht hinter dem strengen Vollzug.

Vertrauensarbeitszeit ist kein Freibrief

Was bedeutet das konkret für die Praxis? Das größte Risiko liegt in der Untätigkeit. Die Methode der Erfassung – ob App, Excel oder Papier – ist zweitrangig. Entscheidend ist, dass überhaupt ein System existiert. Auch das Modell der Vertrauensarbeitszeit entbindet nicht von der Pflicht. Arbeitgeber können die Aufgabe zwar an Mitarbeiter delegieren. Die Verantwortung für korrekte und vollständige Aufzeichnungen bleibt jedoch beim Unternehmen.

Anonyme Hinweise als Auslöser

Wie kommen Unternehmen ins Visier der Behörden? Oft sind es unspektakuläre Anlässe. Experten verweisen auf anonyme Hinweise von aktuellen oder ehemaligen Beschäftigten. Diese reichen aus, um eine Prüfung auszulösen. Finden die Kontrolleure dann keine systematische Erfassung vor, folgen Anordnungen und im Wiederholungsfall hohe Bußgelder. Die Rechtsprechung schafft damit Fakten und erhöht den Handlungsdruck quer durch alle Branchen.

Gesetzesreform bleibt in der Warteschleife

Während die Behörden praktische Tatsachen schaffen, lässt die politische Lösung auf sich warten. Ein Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) von 2023 liegt auf Eis. Er sah eine Pflicht zur vorrangig elektronischen Erfassung vor. Für 2026 wird zwar Bewegung erwartet, möglicherweise mit flexibleren wöchentlichen statt täglichen Obergrenzen. Doch auf den Gesetzgeber zu warten, ist ein gefährliches Spiel. Die aktuelle Rechtslage bietet den Behörden bereits jetzt alle notwendigen Werkzeuge. Die systematische Arbeitszeiterfassung ist zur unumgänglichen Notwendigkeit geworden.