Arbeitsschutz: Neue Prüfquote bringt Homeoffice in den Fokus

Ab sofort müssen die Behörden fünf Prozent aller Betriebe jährlich kontrollieren – eine Verdreifachung, die vor allem die Dokumentation von Telearbeit zum Audit-Risiko macht. Während das Bürokratieentlastungsgesetz IV die Formalia digitalisiert hat, verschärft das neue Arbeitsschutzkontrollgesetz die Überwachung radikal.

Die 5-Prozent-Quote: Kontrollen werden zur Regel

Der Paradigmenwechsel für 2026 liegt nicht in neuen Regeln, sondern in ihrer Durchsetzung. Das Arbeitsschutzkontrollgesetz schreibt den Landesbehörden erstmals eine verbindliche Mindestprüfquote vor. Bislang lag die Inspektionsrate in manchen Bundesländern unter zwei Prozent, oft ausgelöst durch konkrete Beschwerden. Künftig werden anlasslose Prüfungen zum Standard.

„Die Schwelle für Betriebskontrollen sinkt dramatisch“, analysiert eine Münchner Anwaltskanzlei. Besonders im Visier: die Gefährdungsbeurteilung für Telearbeitsplätze. Behörden kündigten an, psychische Belastungen und ergonomische Heimarbeit-Setups stärker zu prüfen – eine Folge des seit fünf Jahren etablierten Hybridmodells.

Passend zum Thema Gefährdungsbeurteilungen: Viele Arbeitgeber unterschätzen, was Aufsichtsbehörden bei Telearbeit wirklich erwarten. Fehlerhafte oder zu allgemeine Dokumentation zieht Bußgelder und Nachforderungen nach sich. Ein kostenloser Leitfaden mit praxisnahen Vorlagen, Checklisten und Beispiel‑Formulierungen zeigt, wie Sie rechtskonforme Gefährdungsbeurteilungen für Heimarbeitsplätze erstellen – schnell, prüfungssicher und anerkannt. Kostenlose GBU‑Vorlagen & Checklisten herunterladen

Digitale Dokumentation: Leichter zu erstellen, leichter zu prüfen

Seit dem 1. Januar 2025 ersetzt die Textform die Schriftform mit Unterschrift. Bestätigungen per E-Mail oder HR-Software sind nun rechtsgültig. Doch Juristen warnen: Die inhaltlichen Anforderungen bleiben streng.

Die digitale Gefährdungsbeurteilung muss nachweisen:
1. Eine konkrete Prüfung des Heimarbeitsplatzes
2. Die Unterweisung des Mitarbeiters zu Ergonomie
3. Die Bewertung psychischer Risiken wie Isolation oder ständige Erreichbarkeit

„Die Digitalisierung erleichtert die Dokumentation, aber auch die Prüfung“, erklärt eine Arbeitsrechtsexpertin. „Behörden können jetzt große Datensätze im Audit sofort anfordern und analysieren.“

Grauzone: Wann wird mobiles Arbeiten zur Telearbeit?

Eine Schlüsselfrage für 2026 bleibt die Abgrenzung zwischen Telearbeit und mobiler Arbeit. Telearbeit bezeichnet einen festen, vom Arbeitgeber eingerichteten Heimarbeitsplatz. Mobile Arbeit ist flexibler, oft nur mit Laptop.

Doch die Grenzen verschwimmen. Stellen Behörden fest, dass Mitarbeiter dauerhaft mit firmeneigenem Monitor, Dockingstation und Bürostuhl zuhause arbeiten, fordern sie zunehmend eine vollwertige Gefährdungsbeurteilung – unabhängig von der vertraglichen Bezeichnung.

„Die Dokumentation muss die Einordnung jetzt explizit begründen“, warnt ein Berliner Fachanwalt. „Sonst drohen bei Prüfungen sofortige Sanktionen.“

Psychische Belastung: Vom Add-on zum Prüfschwerpunkt

Die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung ist kein optionales Modul mehr. Inspektoren erhalten klare Anweisung, diesen Teil in jeder Prüfung zu kontrollieren. Für Telearbeit müssen Unternehmen spezifische Risiken dokumentieren:

• Grenzmanagement: Wie stellt das Unternehmen sicher, dass Mitarbeiter abschalten können?
• Soziale Isolation: Welche Maßnahmen halten das Team zusammen?
• Digitaler Stress: Werden Kommunikationskanäle entlastet?

„Fehlende Dokumentation psychischer Risiken war 2025 einer der häufigsten Beanstandungsgründe“, berichtet eine Gewerbeaufsicht.

Ausblick: EU-Transparenzrichtlinie kommt im Juni

Die Dokumentationslast für Personalabteilungen steigt weiter. Bis zum 7. Juni 2026 muss Deutschland die EU-Transparenzrichtlinie umsetzen. Sie verlangt klare Kriterien für Gehaltsstufen, die oft mit Aufgaben und Arbeitsbedingungen verknüpft sind.

Unternehmen sollten daher Stellenbeschreibungen und Gefährdungsbeurteilungen jetzt abstimmen. Sonst drohen bei der späteren Transparenzberichterstattung Inkonsistenzen.

Die Botschaft für Januar 2026 ist klar: Die Schonfrist für Homeoffice-Compliance ist vorbei. Mit der aktiven 5-Prozent-Quote muss der digitale „Papierschild“ jederzeit prüfbereit sein – konkret, vollständig und belastbar.

PS: Die Schonfrist ist vorbei – sorgen Sie vor, bevor Kontrollen anrollen. Holen Sie sich jetzt das Paket mit sofort einsetzbaren Gefährdungsbeurteilungen für Büro‑ und Telearbeitsplätze, inklusive Prüfungs‑Checkliste und Schritt‑für‑Schritt‑Anleitung. So bestehen Sie Prüfungen ohne Nachforderungen und schützen Mitarbeitende vor ergonomischen und psychischen Risiken. GBU‑Vorlagen gratis anfordern