Adobe und Docusign: KI revolutioniert digitale Dokumente

Die Ära der künstlichen Intelligenz erreicht unsere Büros: PDF-Tools werden zu digitalen Assistenten, die Verträge analysieren und komplexe Dokumente in Sekunden durchleuchten. Zeitgleich verschärft die EU mit eIDAS 2.0 die Spielregeln für elektronische Signaturen – ein Wandel, der Unternehmen zum Umdenken zwingt.

Adobe und Docusign haben diese Woche ihre Oktober-Updates finalisiert und läuten damit eine neue Ära der Dokumentenbearbeitung ein. Während sich die Technologiegiganten einen Wettlauf um die smartesten KI-Features liefern, setzt die EU-Regulierung neue Maßstäbe für Sicherheit und Rechtsgültigkeit.

KI macht PDFs zu Gesprächspartnern

Was früher mühsame Handarbeit war, erledigt heute die Maschine: Adobe hat seinen Acrobat AI Assistant zur digitalen Vertragsexpertin ausgebaut. Das Tool erstellt automatisch Übersichten komplexer Verträge, markiert Schlüsselpassagen und vergleicht bis zu zehn Dokumente gleichzeitig auf Unstimmigkeiten.

Eine aktuelle Adobe-Studie deckt das Problem auf: 70 Prozent der Verbraucher unterschreiben Verträge, ohne sie vollständig zu verstehen. Die KI-Features sollen Abhilfe schaffen – mit verständlichen Erklärungen und anklickbaren Quellenangaben zur Verifikation.

Konkurrenten wie Nitro und Foxit ziehen nach: Ihre “smarten” Assistenten verwandeln statische PDFs in interaktive Informationsquellen. Nutzer können künftig mit ihren Dokumenten “chatten” und gezielt nach Informationen suchen.

eIDAS 2.0: Europa setzt neue Sicherheitsstandards

Parallel zur technischen Revolution verschärft die EU die rechtlichen Rahmenbedingungen. Die seit Mai 2024 geltende eIDAS 2.0-Verordnung prägt das Geschäftsjahr 2025 entscheidend mit.

Das Herzstück: die Europäische Digitale Identitätsbrieftasche (EUDI Wallet). Bürger und Unternehmen können damit sichere digitale Ausweise verwalten und sich online wie offline identifizieren.

Qualifizierte elektronische Signaturen (QES) erhalten den gleichen Rechtsstatus wie handschriftliche Unterschriften – EU-weit gültig. Das Ziel: mehr Sicherheit, weniger Betrug und vereinfachte grenzüberschreitende Transaktionen durch einheitliche Standards.

Unternehmen müssen 2025 schrittweise auf die neuen, höheren Standards umstellen. Wer nicht mitgeht, riskiert rechtliche Probleme.

Größere Dateien, bessere Sicherheit

Neben den KI-Highlights verbessern die Anbieter das Alltagsgeschäft: Docusign verdoppelt die maximale Dateigröße für Uploads von 25 auf 50 Megabyte – eine häufig gewünschte Funktion für große Dokumente. Die mobile App unterstützt künftig komplexere Formularfelder.

Die Sicherheit bleibt Top-Priorität: Adobe und Foxit veröffentlichen regelmäßig Updates gegen Schwachstellen, die zur willkürlichen Codeausführung oder Datenlecks führen könnten. Ein manipuliertes PDF kann bereits beim Öffnen Schäden anrichten.
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Milliardenmarkt mit rasantem Wachstum

Die Innovationsgeschwindigkeit hat einen einfachen Grund: Der Markt für digitale Signaturen explodiert geradezu. Von etwa 6,3 Milliarden Euro 2024 soll er auf über 8,5 Milliarden Euro 2025 anwachsen – eine jährliche Wachstumsrate von über 34 Prozent.

Bis 2031 prognostizieren Analysten ein Marktvolumen von über 47 Milliarden Euro. Dieses Potenzial befeuert den Wettbewerb: Unternehmen müssen sich durch mehr als nur Unterschriftensammlung differenzieren.

KI wird zum Schlachtfeld, eIDAS 2.0 zum Compliance-Test. Anbieter investieren Millionen in Sicherheit und Zertifizierungen, um als vertrauenswürdige Dienstleister anerkannt zu werden.

Ausblick: Agenten statt Assistenten

Die Entwicklung beschleunigt sich weiter: Bis 2030 soll die eIDAS 2.0-Standardisierung abgeschlossen sein. Die EU strebt an, dass 80 Prozent der Bürger die EUDI Wallet nutzen. Qualifizierte elektronische Signaturen werden dann für deutlich mehr Transaktionen verpflichtend.

In der Software-Welt wandeln sich KI-“Assistenten” zu proaktiven “Agenten”, die komplette Vertragsabläufe automatisieren. Blockchain-Integration und Smart Contracts stehen vor der Tür.

Docusign hat bereits angekündigt: Unsichere Methoden wie Sicherheitsfragen werden Anfang 2026 abgeschafft. Die Branche marschiert in eine passwortlose Zukunft – sicherer, aber auch anspruchsvoller für alle Beteiligten.